Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 30052025)
Implementatieplan - activeren HDN koppeling (versienummer 20250114-1)
Welkom bij de HDN-koppeling! Deze koppeling zorgt ervoor dat hypotheekgegevens snel en veilig uitgewisseld kunnen worden. In dit plan lees je precies wat er moet gebeuren, wie het uitvoert, en wat de voordelen zijn. We hebben alles opgedeeld in overzichtelijke stappen, zodat de implementatie soepel verloopt.
Belangrijke Mededeling: Implementatie uitsluitend in samenwerking met A.i. Automatisering
De activatie van de HDN-koppeling dient altijd in overleg en in samenwerking met een consultant van A.I. Automatisering te worden uitgevoerd. Zelfstandige uitvoering van de stappen uit het implementatieplan is niet toegestaan. Voor vragen of het inplannen van een afspraak, maak een ticket aan en vermeld daarbij met welk adviespakket je werkt.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de totale tijdsinvestering per stap. De tijd wordt weergegeven in uren en minuten, waarbij minuten worden gebruikt als de tijd korter is dan een uur.
De Stappen naar Succes | Totaal Tijdinvestering | Tijdinvestering Kantoor | Tijdinvestering A.i. Automatisering | Tijdinvestering Samen / opstart |
1 uur en 43 minuten | 1 uur en 20 minuten | 23 minuten | - | |
2 uur en 1 minuten | 1 uur en 50 minuten | 11 minuten | - | |
3 uur en 15 minuten |
| 3 uur en 15 minuten | - | |
Stap 4: Actualiseren hypotheekoverzicht en uitleg workflows in combinatie met werking HDN koppeling | 7 uur en 30 minuten | 3 uur en 30 minuten | - | 4 uur |
3 uur en 20 minuten | - | - | 3 uur en 20 minuten | |
11 uur | 4 uur* | 2 uur** | 5 uur | |
29 uur en 24 minuten | 10 uur en 40 minuten | 5 uur en 49 minuten | 12 uur en 20 minuten |
* Van toepassing bij grote kantoren met afdeling binnendienst en buitendienst.
** Als er nooit eerder met workflows is gewerkt voorstel voor training
Stap 1: Voorbereidingen
Wat moet er gebeuren: Het aanzetten van modules (Hypotheek & Vermogen, HDN, Appviseurs), het versturen van een addendum, en het klaarmaken van de nieuwste softwareversie.
Wie doet wat: A.i. Automatisering regelt de technische kant, terwijl het kantoor vragenlijsten invult en benodigde documenten aanlevert.
Tijdsinvestering: 103 minuten totaal (1 uur en 43 minuten)
Kantoor: 80 minuten (1 uur en 20 minuten)
A.i. Automatisering: 23 minuten
Voorbereidingen - Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering | Kosten pm |
Aanzetten: Module Hypotheek & Vermogen | A.i. Automatisering | 1 min | € 25 ex BTW |
Aanzetten: Module HDN | A.i. Automatisering | 1 min | € 95 ex BTW |
Aanzetten: Module Appviseurs | A.i. Automatisering | 1 min | € 95 ex BTW |
Addendum versturen – contract | A.i. Automatisering | 5 min | - |
Addendum versturen – implementatieplan | A.i. Automatisering | 5 min | - |
Klaarzetten voor update – meest recente versie | A.i. Automatisering | 5 min | - |
Opsturen vragenlijst | A.i. Automatisering | 5 min | - |
| |||
Beantwoorden vragenlijst* | Kantoor | 30 min |
|
Kantoor | 15 min | € 159,30 per jaar | |
Opsturen opdrachtbevestiging | Kantoor | 5 min |
|
Opsturen afbeelding handtekening adviseur voor opdrachtbevestiging | Kantoor | 15 min |
|
Opsturen mail handtekening | Kantoor | 5 min |
|
Aanleveren standaard documenten voor als standaard bijlage bij een afspraakbevestiging | Kantoor | 10 min |
|
*Vragenlijst voorbereiding
Om goed van start te gaan, ontvangen we graag de antwoorden op onderstaande vragen:
Hebben jullie al ervaring met workflows?
Wat is jullie huisstijl (lettertype, lettergrootte, kleur, etc.)?
Werken jullie met stukkenlijsten?
Hoe is jullie hypotheekafdeling ingericht (binnen-/buitendienst, aantal adviseurs)?
Maken jullie gebruik van serviceabonnementen bij hypotheken?
Werken jullie samen met partijen zoals taxateurs, makelaars, of notarissen?
Gebruiken jullie platforms zoals gegevensdelen.nl?
Werken jullie met doorverwijzingen of leadvergoedingen?
Hebben jullie al een opdrachtbevestiging document in Assu®? Zo niet, wil je jullie opdrachtbevestiging document uploaden in dit ticket?
Opsturen outlook handtekening
Stap 2: Inrichting Assu®
Wat moet er gebeuren: Instellen van stamtabellen voor geldverstrekkers, serviceproviders, notarissen, enzovoort.
Wie doet wat: Het kantoor voert veel van de gegevens in, terwijl A.i. Automatisering specifieke instellingen verzorgt.
Tijdsinvestering: 121 minuten totaal (2 uur en 1 minuut)
Kantoor: 110 minuten (1 uur en 50 minuten)
A.i. Automatisering: 11 minuten
Inrichting Assu® - Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering |
Kantoor | 30 min | |
Kantoor | 30 min | |
Kantoor | 5 min | |
Kantoor | 10 min | |
Kantoor | 5 min | |
Kantoor | 15 min | |
Kantoor | 15 min | |
Kantoor | 1 min | |
|
|
|
A.i. Automatisering | 5 min | |
A.i. Automatisering | 2 min | |
A.i. Automatisering | 1 min | |
A.i. Automatisering | 2 min |
Zodra alle stamtabellen zijn ingevoerd en de vragenlijst samen met de opgevraagde documenten is ontvangen, kan worden verdergegaan met Stap 3: Implementeren van workflows en maatwerksjablonen. |
Stap 3: Implementeren workflows & maatwerk sjablonen
Wat moet er gebeuren: Importeren van workflows, aanpassen van sjablonen (zoals logo’s en handtekeningen), en het inrichten van stukkenlijsten.
Wie doet wat: A.i. Automatisering voert de meeste aanpassingen uit, gebaseerd op de ingevulde vragenlijst.
Tijdsinvestering: 195 minuten totaal. (3 uur en 15 minuten)
Kantoor: -
A.i. Automatisering: 195 minuten (3 uur en 15 minuten)
Implementeren workflows & maatwerk sjablonen - Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering | Kosten |
Op basis van vragenlijst workflows importeren | A.i. Automatisering | 20 min |
|
Maatwerk: aanpassen sjablonen lettertype n.a.v. vragenlijst (lettertype wordt alleen aangepast), lettergrootte blijft op 10 | A.i. Automatisering | 10 min | Bij specifieke wensen valt dit onder maatwerktijd, zoals speciale huisstijl in kleur en diverse lettertype groottes. |
Maatwerk: toevoegen sjabloon opdrachtbevestiging zoals eerder is ontvangen vanuit kantoor + toevoegen afbeelding handtekening van adviseur | A.i. Automatisering | 1 uur |
|
Ontvangen email handtekening - Invoeren als sjabloon variabelen | Kantoor | 5 min |
|
Vragenlijst* Als er geen gebruik wordt gemaakt van een hypotheekworkflow, kunnen de HDN-hypotheekstatussen in Assu® worden ontdubbeld. | A.i. Automatisering | 10 min |
|
Overige briefsjablonen aanpassen logo’s – tekst - opmaak etc. | Kantoor | - |
|
A.i. Automatisering | 1 uur en 30 min |
|
Stap 4: Actualiseren hypotheekoverzicht en uitleg workflows in combinatie met werking HDN koppeling
Wat moet er gebeuren: Het hypotheekoverzicht actualiseren en uitleg geven over workflows in combinatie met de HDN-koppeling.
Wie doet wat: Zowel het kantoor als A.i. Automatisering werken samen aan het opschonen en actualiseren van gegevens.
Tijdsinvestering: 450 minuten totaal. (7 uur en 30 minuten)
Kantoor: 210 minuten (3 uur en 30 minuten)
A.i. Automatisering: -
Samen: 240 minuten (4 uur)
Actualiseren hypotheekoverzicht en uitleg - Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering | Opmerkingen |
Samen | 4 uur | Bespreken voor opstart | |
Zoek hypotheek ‘hypotheekoverzicht zoeken op ‘in behandeling’. Alle hypotheken wat status ‘lening in beheer’ heeft – vinkje in behandeling uitzetten | Kantoor | 1 uur | De uitleg wordt verzorgd door A.i. Automatisering. Vervolgens is het aan het kantoor om het hypotheekoverzicht te actualiseren. Ons advies is daarnaast om ook de takenlijst en het workflow-activiteitenoverzicht op te schonen, mocht er sprake zijn van werkachterstand. |
Zoek hypotheek ‘hypotheekoverzicht zoeken op – actueel’. Alle hypotheken met lege status invullen wat status is, als het een aanvraag is wat in behandeling is, graag vinkje in behandeling aanzetten. | Kantoor | 1 uur | |
Zoek hypotheek ‘hypotheekoverzicht zoeken op ‘in behandeling’ kijk of er aanvragen tussen zitten wat niet meer loopt in een aanvraagtraject, zet vinkje in behandeling uit en de juiste status. | Kantoor | 30 min | |
Actualiseer je takenlijst | Kantoor | 30 min | |
Actualiseer je workflow activiteitenoverzicht | Kantoor | 30 min |
Stap 5: Testen en Activeren HDN koppeling Adviesbox en Assu®
Wat moet er gebeuren: De koppeling testen door aanvragen te versturen en uitleg geven over het verwerken van HDN-berichten.
Wie doet wat: Dit gebeurt voornamelijk tijdens de opstartfase.
Tijdsinvestering: 200 minuten totaal (3 uur en 20 minuten)
Kantoor: -
A.i. Automatisering: -
Samen: 200 minuten (3 uur en 20 minuten)
Activeren HDN koppeling Adviesbox en Assu® - Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering |
Navragen of webcert applicatie beschikbaar is | Bij opstart | - |
Bij opstart | 45 min | |
Bij opstart | 5 min | |
Bij opstart | 5 min | |
Bij opstart | 5 min | |
1ste Aanvraag versturen vanuit Adviesbox om de koppeling te testen | Bij opstart | 15 min |
Bij opstart | 5 min | |
Uitleg geven over verwerken van HDN berichten | Bij opstart | 1 uur |
Uitleg geven over werking van de koppeling in combinatie met workflows | Bij opstart | 1 uur |
Inplannen vervolg afspraken voor stap 6* | Bij opstart | 5 min |
*Planningsvoorstel voor stap 6 nazorg en adoptie
Week 1: Plan 2 uur in voor nazorg.
Week 2: Plan 2 uur in voor feedback en optimalisaties.
Week 3: Plan 1 uur in voor verdere evaluatie.
Stap 6: Nazorg en adoptie
Wat moet er gebeuren: Training van medewerkers, organiseren van workshops, en het bieden van ondersteuning.
Wie doet wat: A.i. Automatisering en het kantoor werken nauw samen om de implementatie succesvol af te ronden.
Tijdsinvestering: 660 minuten totaal (11 uur)
Kantoor: 240 minuten (4 uur)
A.i. Automatisering: 120 minuten (2 uur)
Samen: 300 minuten (5 uur)
Nazorg en adoptie – Wat moet er gebeuren | Wie doet het? | Tijdsinvestering |
**Bij grote kantoren – wordt training gegeven informeren en trainen van medewerkers. | Kantoor | 4 uur |
***Workshops over workflows organiseren – training workflows | A.i. Automatisering | 2 uur |
Vervolgafspraak inplannen wekelijks evaluatie (voor komende 3 weken) - nazorg | Samen | 4 uur |
Aanpassingen optimalisaties doorvoeren n.a.v. vervolgafspraak | Samen | 1 uur |
Na 3 weken – Officiële activatie definitief live ondersteuning bieden gaat nu vanuit Supportteam | Support | - |
Met deze stappen zetten we samen een solide basis voor een succesvolle implementatie van de HDN-koppeling. Heb je vragen of suggesties? Neem gerust contact met ons op!
Related content
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2634 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk