Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 28102024)
Een factuur aanmaken obv eenmalig incasso in Assu®
- Natascha Hartendorf
Als je een factuur aan wilt maken op basis van een eenmalig incasso dan ga je als volgt te werk:
In onderstaand voorbeeld werken we een handmatige factuur uit die vanaf een relatiekaart gemaakt wordt. Ook laten we zien hoe je de bijbehorende machtiging verstuurt. Zonder de getekende machtiging kan de factuur namelijk niet geincasseerd worden via je SEPA incasso.
Voor het machtigingsformulier heb je de rapportage "SEPA eenmalig mchtigingsformulier" nodig. Heb je zelf geen eigen rapportage hiervoor? Download dan een exemplaar in onze Assu®Store >>>
Bij het maken van een handmatige factuur hangt de factuur niet aan een product.
Hierdoor komt de factuur niet op de RC te staan etc. Dit gebeurt alleen als de factuur aan een pakket of losse polis hangt.
Een algemene factuur kun je aanmaken vanuit een relatiekaart of poliskaart. In onderstaand voorbeeld wordt uitgegaan van een algemene factuur vanuit de relatiekaart.
De factuur aanmaken
Stap 1: In de cockpit van Assu® kun je via ‘Zoek Relatie’ een relatie openen.
Stap 2: Klik op de relatiekaart op ‘Algemene Factuur’.
Stap 3: Zet een vinkje bij "eenmalig incasso" en er komen een paar nieuwe velden bij voor de administratie van het mandaat:
Bij 'In-excasso rekening' heb je de keuze uit meerdere rekeningen als de relatie er meerdere heeft staan op zijn klantenkaart. Staat er op de klantenkaart extra informatie in het notitieveld dan zie je dat hier ook terug.
Stap 4: Klik op ‘Opslaan en Sluiten’ als de factuur volledig aangemaakt is.
Het machtigingsformulier versturen
Bovenaan de factuur is er een knop bij gekomen om eenmalig een incasso machtigingsformulier af te drukken/te versturen. We laten je in dit voorbeeld stap voor stap de wizard zien om dit formulier te versturen.
Stap 1: Na het aanklikken van de knop opent de wizard. Klik op Volgende>
Stap 2: Geef in de volgende stap aan hoe je het formulier wilt versturen. In dit voorbeeld gaan we verder met het versturen van een e-mail.
Lees alles over digitaal ondertekenen: Digital signing in Assu®
Stap 3: Selecteer de rapportage die je wilt gebruiken voor het versturen van je machtigingsformulier. Klik op Volgende>
Lees alles over rapportages.Rapportages in Assu®
Stap 4: Selecteer vervolgens het bijbehorende e-mail sjabloon (dit is de tekst in de begeleidende e-mail die je klant zal ontvangen). Klik op Volgende>
Lees alles over sjablonen. Sjablonen in Assu®
Stap 5: Je eenmalige machtigingsformulier wordt nu verzonden.
Stap 6: Je eenmalige machtigingsformulier is verzonden. Klik op Voltooien.
De e-mail die je hebt verzonden is terug te vinden in het documentenarchief van de relatie of product van waaruit je de e-mail verzonden hebt.
Let op: als je het veldje RC datum niet meer aan mag passen, lees dan onderstaand:
Mogelijke oorzaken waarom de RC-datum niet aanpasbaar is:
De factuur is een prolongatiefactuur. RC-data van prolongatiefacturen kunnen niet worden gewijzigd.
De factuur valt in een gesloten RC-periode. RC-data van Facturen in afgesloten periodes kunnen niet meer worden aangepast.
Voor klanten die journaalposten gebruiken: de RC-datum kan niet worden gewijzigd als de bijbehorende journaalpost al is geëxporteerd naar boekhoudsystemen zoals Exact Online, Twinfield, etc.
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2632 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk