Meldingen tijdens pre-verwerking (ADN prolongatie in Assu®)

Maatschappij ziet het als een losse polis, en heeft het bericht daarom niet als pakket verstuurd. De melding wordt met rode opmaak weergegeven, omdat het bericht niet verwerkt kan worden, de aangeleverde bedragen worden als nul bedragen weergegeven.

Zorg ervoor dat het pakket in Assu® wordt omgezet naar een losse polis en start vervolgens de pre-verwerking opnieuw. Om te controleren of de melding is opgelost.

Maatschappij ziet het als een losse polis, en heeft het bericht daarom niet als onderdeel verstuurd. De melding wordt met rode opmaak weergegeven, omdat het bericht niet verwerkt kan worden, de aangeleverde bedragen worden als nul bedragen weergegeven.

Controleer dan eerst of Assu automatisch een extra bericht heeft gegenereerd. Dit voorkomt mogelijk dat je handmatig onderdelen moet omzetten naar losse polissen.

Stap 1: Controleren op automatisch gegenereerd bericht

1. Ga naar: Prolongatie ontvangen-scherm.

2. Controleer: Kolom 'Is gegenereerd' voor automatisch aangemaakte berichten.

3. Dubbelcheck: In het Pre-verwerkingsscherm door te filteren op hetzelfde polisnummer:

   • Dat het polisnummer dubbel voorkomt:

     • Een regel met rode opmaak met de foutmedling ‘Als losse polis … een pakket in Assu®’ zonder bedragen;

     • En een regel zonder rode opmaak met bedragen, dit is het automatisch gegenereerde bericht door Assu®.

Stap 2: Validatie van de eindbedragen

• Klopt het eindbedrag?
  → Dan hoef je niets aan te passen in de polisadministratie.

• Klopt het eindbedrag niet?
  → Mogelijk is het gegenereerde bericht niet goed aangemaakt. Ga door naar stap 3.

Stap 3: Handmatig verversen van polissen

1. Klik op Ververs polissen.

2. Kies voor Ja, alle polissen.

3. Na het verversen toont Assu de gegenereerde berichten.

4. Start de Pre-verwerking opnieuw. De eindbedragen zouden nu moeten kloppen.

Stap 4: Geen gegenereerd bericht beschikbaar?

Indien er geen automatisch gegenereerd bericht zichtbaar is, betekent dit dat het aangeleverde bericht van de maatschappij onjuist is. Voer in dat geval handmatig de actie uit om onderdelen om te zetten naar losse polissen in Assu.

Deze melding geeft aan dat de betreffende polis in het aangeleverde ADN-bericht als onderdeel van een pakket wordt aangemerkt, terwijl deze in Assu® als een losse polis staat geregistreerd.

Indien de polis onderdeel van een pakket moet zijn, pas dan de registratie in Assu® aan en voeg de polis toe aan het juiste pakket.

Indien de polis correct als losse polis moet blijven bestaan, neem dan contact op met de maatschappij om te laten corrigeren hoe de polis in het ADN-bericht wordt aangeleverd.

Deze melding geeft aan dat de polis in het aangeleverde ADN-bericht als onderdeel van een pakket wordt aangeleverd en in Assu® ook als een pakket is geregistreerd.

Indien er verschillen zijn, pas dan de pakketstructuur in Assu® aan zodat deze overeenkomt met de gegevens van de maatschappij.

Indien het bericht incorrect is aangeleverd, neem dan contact op met de maatschappij om te laten corrigeren hoe de pakketstructuur in het ADN-bericht wordt doorgegeven.

Deze melding geeft aan dat het aangeleverde ADN-bericht als pakket wordt aangeboden, terwijl deze in Assu® als losse polis staat geregistreerd.

Indien de losse polis een pakket moet zijn, maak dan van de losse polis een pakket in Assu®.

Indien de polis correct als losse polis moet blijven bestaan, neem dan contact op met de maatschappij om te laten corrigeren hoe de polis in het ADN-bericht wordt aangeleverd.

Deze melding geeft aan dat het aangeleverde ADN-bericht als pakket wordt aangeboden, terwijl deze in Assu® als onderdeel van een pakket staat geregistreerd.

Indien de ondereel een pakket moet zijn, maak dan van de onderdeel een pakket in Assu®.

Indien de polis correct als losse polis moet blijven bestaan, neem dan contact op met de maatschappij om te laten corrigeren hoe de polis in het ADN-bericht wordt aangeleverd.

Deze melding geeft aan dat de verzekeringsmaatschappij in het aangeleverde ADN-bericht een provisiebedrag heeft opgenomen, terwijl de polis in Assu® is ingesteld als provisievrij.

Controleer in Assu® of de provisievrij-instelling correct is.

• Indien de polis wél provisie moet bevatten, pas dan de instelling in Assu® aan en zorg dat deze niet als provisievrij staat.

• Indien de polis daadwerkelijk provisievrij moet zijn, neem dan contact op met de maatschappij om na te gaan waarom er toch provisie wordt doorgegeven.

Deze melding geeft aan dat de betreffende polis al is geprolongeerd voor de huidige periode. Dit betekent dat de bijbehorende boekingen al zijn verwerkt en dat er geen nieuwe boekingen worden aangemaakt bij een herhaalde poging tot prolongatie.

Controleer of de prolongatie correct is verwerkt en of de boekingen daadwerkelijk zijn aangemaakt. Als er geen verschillen zijn en alles klopt, Verwijder dan de ADN berichten met de melding ‘de prolongatieberichten die al reeds zijn geprolongeerd’.

Indien de boekingen ontbreken of onjuist zijn, controleer dan in Assu® of er correcties nodig zijn en voer deze handmatig uit.

Voorkomen in de toekomst:
Het advies is om altijd eerst de pre-verwerking te starten. Hiermee kun je vooraf controleren of berichten dubbel of onvolledig zijn aangeleverd, waardoor dergelijke foutmeldingen en handmatige correcties voorkomen kunnen worden.

Assu® berekent de som van de bruto bedragen uit het bericht. Als dit bedrag afwijkt van het in het bericht vermelde incassobedrag, wordt deze melding gegenereerd.

Neem contact op met de maatschappij om na te vragen waarom de incassobedragen niet correct zijn aangeleverd. Verzoek hen om de ADN-berichten opnieuw correct te versturen.

Er zijn prolongatieberichten aangeleverd voor afzonderlijke onderdelen, maar het prolongatiebericht van het pakket ontbreekt.

Neem contact op met de maatschappij en vraag hen om de ontbrekende berichten op pakketniveau alsnog aan te leveren.

Het bericht is in Assu® handmatig gekoppeld aan een polis met een ander onderdeelnummer uit het bericht.

Controleer of het ADN-bericht correct is gekoppeld aan de juiste polis in Assu®.

• Koppeling correct? Dan wordt het polisnummer in Assu® tijdens de verwerking van de prolongatie automatisch overschreven met het polisnummer uit het bericht. Er is geen verdere actie nodig.

• Koppeling onjuist? Ontkoppel het bericht door in het lint naar Acties te gaan en op Ververs polissen te klikken. Selecteer vervolgens Ja om het bericht los te koppelen en opnieuw aan de juiste polis te koppelen.

Op het pakket is de optie ‘Onderdelen gegroepeerd op rekeningnummer factureren’ ingeschakeld, maar niet alle onderdelen beschikken over een rekeningnummer.

Controleer en vul het rekeningnummer in bij alle onderdelen van het pakket.

De maatschappij heeft dezelfde polis dubbel aangeleverd. Assu® zal automatisch één van de polissen overslaan om dubbele verwerking te voorkomen.

Controleer of de eindbedragen uit de pre-vewerking overeenkomen met de borderel van de maatschappij. Kloppen de bedragen?

• Ja → ga door met de verwerking van prolongatie (stap 5)

• Nee → Verwijder eerst de foutief ontvangen prolongatiebatch in Assu® voordat je de correcte berichten ophaalt. Vraag daarna de maatschappij om de berichten opnieuw te versturen. Doordat de foutieve batch is verwijderd, worden alleen de juiste gegevens ingelezen en voorkom je dubbele of incorrecte informatie in Assu®.

Het vinkje bij "geroyeerd" staat aangevinkt op de poliskaart.

Open de polis en wijzig de status naar Actueel om deze te herstellen.

De polis kan niet worden gevonden of gekoppeld, waardoor de prolongatie (nog) niet kan worden verwerkt.

Klik op ververs polissen, of koppel de polis handmatig. Start vervolgens de pre-verwerking opnieuw door op ‘Nee’ te klikken en controleer of de melding is opgelost.

Het bericht is in Assu® handmatig gekoppeld aan een polis met een ander polisnummer uit het bericht.

Controleer of het ADN-bericht correct is gekoppeld aan de juiste polis in Assu®.

• Koppeling correct? Dan wordt het polisnummer in Assu® tijdens de verwerking van de prolongatie automatisch overschreven met het polisnummer uit het bericht. Er is geen verdere actie nodig.

• Koppeling onjuist? Ontkoppel het bericht door in het lint naar Acties te gaan en op Ververs polissen te klikken. Selecteer vervolgens Ja om het bericht los te koppelen en opnieuw aan de juiste polis te koppelen.

De maatschappij levert ADN-berichten aan met onder andere het ‘Incassobedrag’ en de ‘Provisie’. Het ‘RC-bedrag’ dient gelijk te zijn aan de ‘Provisie’, maar dan als negatief bedrag (met een - ervoor). Vervolgens moet dit RC-bedrag overeenkomen met het ‘RC-bedrag in bericht’.

Let op: Dit is geen vergelijking met de gegevens in Assu®, maar een controle binnen het aangeleverde bericht zelf.

Indien je een bericht met deze foutmelding verwerkt, bestaat de kans dat er verschillen ontstaan in het RC-bedrag voor de komende periode. We raden aan om dit goed te controleren en bij afwijkingen contact op te nemen met de maatschappij voordat je de verwerking afrondt.

Bij de betreffende relatie ontbreekt een bezoek- of postadres, waardoor er geen factuur kan worden aangemaakt.

Open de relatiekaart en voer een geldig bezoek- of postadres in.