In dit hoofdstuk laten we je zien hoe je omgaat met digitale documenten en de bijbehorende documentbeschrijvingen.

1 Documentbeschrijvingen instellen via de Stamtabellen
2 Voor documenten bepalen wat je er mee gaat doen en welke standaard omschrijving het moet krijgen
- 2.1 Meer uitleg over dit scherm:
3 Overzicht van omschrijvingen:
4 Hoe kan ik achterhalen onder welke documentbeschrijving de maatschappij een bepaald document heeft aangeleverd?

Documentbeschrijvingen instellen via de Stamtabellen

Als je met documenten aan de slag gaat kun je via de Stamtabellen eigen beschrijvingen gaan aanleggen.

Lees hier alles over het invoeren van documentbeschrijvingen via de Stamtabellen:

https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2393145370

Voor documenten bepalen wat je er mee gaat doen en welke standaard omschrijving het moet krijgen

Als je je eigen beschrijvingen hebt aangelegd in de stamtabellen kun je aan de slag gaan met de verdere inrichting.

Je kunt in Assu® namelijk aangeven dat een document:

1: van een bepaald soort standaard een bepaalde procescode en/of omschrijving moet krijgen

2: van een bepaalde omschrijving in Appviseurs of werklijst getoond moet worden.

3: bij het toevoegen een Appviseurs notificatie moet genereren.

Je doet dit als volgt.

Stap 1: Ga links bovenin je scherm in Assu® via het witte boekje naar je instellingen.

Stap 2: Kies voor “Aplaza”.

Stap 3: Geef aan wat er mee moet gebeuren:

Onder het tabje "Documentbeschrijvingen" kun je aangeven welke beschrijving het document moet krijgen.

Dit kan later van toepassing zijn indien je standaard een bijlage bij een factuur wilt toevoegen.

Bij “procescode” kun je een document een eigen procescode meegeven
Bij “standaardbeschrijving” kun je je zelf aangelegde beschrijving meegeven
“Toon in Appviseurs” gebruik je wanneer je met Appviseurs werkt. Het document wordt dan in Appviseurs getoond na toevoegen
“Toon in Werklijst” gebruik je wanneer je met de werklijst module werkt. Het document wordt dan in de werklijst getoond na toevoegen
“Appviseurs notificatie” gebruik je wanneer je met Appviseurs werkt. Er komt dan bij jouw klant die Appviseurs gebruikt een notificatie in beeld bij het toevoegen van zo’n document

Aplaza documenten worden 1 maand bewaard in de database. Dit in verband met het feit dat de database anders te snel volloopt en zo voor een traag programma zorgt.

Dit gebeurt alleen achter de schermen dus je zult hier niets van merken. Documenten blijven gewoon te openen en niet verwerkte documenten blijven gewoon in de lijst staan.

Meer uitleg over dit scherm:

Criterium	Wat doet het?
Documentsoort:	Hier kun je het soort document bepalen dat er gebruikt moet worden
Proces Code	Hier geeft je aan voor welke proces code dit geldt
Standaard beschrijving:	Hier geef je aan welke beschrijving het verwerkte document dient te krijgen.
Toon in Appviseurs:	Als je gebruik maakt van Appviseurs en je wilt een document van een bepaalde soort laten tonen in Appviseurs na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten.
Toon in Werklijst:	Als je gebruik maakt van de werklijst module en je wilt een document van een bepaalde soort laten tonen in de werklijst na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten.
Appviseurs notificatie	Als je gebruik maakt van Appviseurs en je wilt een voor een document van een bepaalde soort een notificatie laten geven in Appviseurs na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten. Let hierbij op dat je zowel bij "Toon in Appviseurs" als bij "Appviseurs notificatie" een vinkje dient te zetten!

Overzicht van omschrijvingen:

In onderstaand overzicht zie je de beschrijvingen terug die als standaarden door Aplaza aangeleverd kunnen worden in de tabel "omschrijving". In de tabel "documentbeschrijving" staan de beschrijvingen die Assu® bij verwerking meegeeft aan dit document (Standaardbeschrijving)

Met deze beschrijvingen kun je in je documentenarchief een mappenstructuur aanleggen. Vul deze beschrijvingen ook in de stamtabellen. Controleer of ze er al staan zodat je geen dubbel werk uitvoert! De standaardbeschrijvingen waar je uit kunt kiezen zijn te beheren via de Stamtabellen-Algemeen-documentbeschrijvingen

Omschrijving (dit zijn de standaarden die Aplaza meelevert)	Documentbeschrijving (deze komt mee bij verwerking)
(Kopie) Factuur klant	Facturen/herinneringen
(Kopie) Verzekeringsbewijs	Overige
(Kopie) Verzekeringsoverzicht	Polisblad
(Pakket) Polis	Polisblad
Aanbiedingsbrief	Maatschappijbrieven
Aankoopnota	Facturen/herinneringen
Aansprakelijkstelling	Schadestukken
Aanvraag	Aanvragen
Aanvullende informatie	Overige
ADAS rapport (Advanced Driver Assistance Report)	Overige
Administratief extra informatie	Overige
Adviesbrief aan klant	Maatschappijbrieven
Adviesrapport	Adviesrapport
Akte van cessie	Overige
Algemene voorwaarden	Voorwaarden
ARBO Rapportage	Schadestukken
Audatex calculatierapport	Schadestukken
Betalingsherinnering	Facturen/herinneringen
Bevestiging afkoop	Maatschappijbrieven
Bevestiging arbeidsongeschiktheid	Maatschappijbrieven
Bevestiging ontvangen contract aanvraag	Maatschappijbrieven
Bevestiging ontvangen contract mutatie aanvraag	Aanvragen
Bevestiging ontvangen premie aanvraag	Aanvragen
Bevestiging ontvangen schademelding	Schadestukken
Bevestiging schadevergoeding	Facturen/herinneringen
Bevestiging sluiten schadedossier	Schadestukken
Bevestiging vervallen aanvraag/mutatie	Aanvragen
Bijzondere voorwaarden	Voorwaarden
Boekingsnota	Boekingsstukken
Borderel	Borderellen
Brief	Maatschappijbrieven
Brief acceptatiebevestiging	Maatschappijbrieven
Brief adreswijziging	Maatschappijbrieven
Brief afkoopwaarde	Maatschappijbrieven
Brief afwijzing aanvraag	Aanvragen
Brief betaalachterstand	Facturen/herinneringen
Brief bevestiging uitkering	Schadestukken
Brief conversie polisbestand	Maatschappijbrieven
Brief incassowijziging	Maatschappijbrieven
Brief jaarlijkse check	Maatschappijbrieven
Brief m.b.t. beëindiging contract	Royementsverklaring
Brief m.b.t. opschorting contract	Royementsverklaring
Brief Model de Ruiter	Maatschappijbrieven
Brief nieuwe rekening	Maatschappijbrieven
Brief opvragen stukken	Schadestukken
Brief overlijdensmelding	Maatschappijbrieven
Brief premievrijmaking	Maatschappijbrieven
Brief verhoogd risico	Maatschappijbrieven
Brief verlenging contract	Maatschappijbrieven
Brief voorwaarden- en/of premiewijziging	Maatschappijbrieven
Brief vrijval kapitaal	Maatschappijbrieven
Brief wijziging contractgegevens	Maatschappijbrieven
Brief wijziging persoonlijke omstandigheden	Maatschappijbrieven
BTW overzicht	Financieel
Collectieve contractafspraken	Maatschappijbrieven
Compensatiebrief	Maatschappijbrieven
Conversiebestand polisgegevens	Maatschappijbrieven
Correspondentiebatch	Overige
Diensten overzicht	Overige
Eerste aanmaning	Facturen/herinneringen
Elektronische standaard brieven (ESB)	Maatschappijbrieven
Expertiserapport	Schadestukken
Fiscale opgave	Financieel
Foto	Schadestukken
Garantie verklaring	Schadestukken
Getuigenverklaring	Schadestukken
Gezondheidsverklaring	Overige
Groene kaart	Groene kaart
Herbouwwaardemeter	Waardemeter
Inboedelwaardemeter	Waardemeter
Internationaal Verzekeringscertificaat (boten)	Verzekeringscertificaat
Intrekken machtiging voor inzage	Overige
Inventarisatieoverzicht	Risico-inventarisaties
Italië-certificaat (boten)	Verzekeringscertificaat
Kopie (Pakket) Polis	Polisblad
Kopie identiteitsbewijs	ID bewijzen
Kopie verzekeringsbescheiden	Polisblad
Kostenstructuur overzicht	Financieel
Laatste kennisgeving	Facturen/herinneringen
Laatste rappel keuringsrapport	Keuringsrapport
Leeswijzer	Overige
Machtiging voor inzage	Machtigingen
Machtigingsformulier elektronisch wijzigen	Machtigingen
Mailing, initiatief tussenpersoon	Overige
Naverrekeningsaanhangsel	Naverrekeningsformulieren
Naverrekeningsformulier	Naverrekeningsformulieren
Naverrekeningsspecificatie	Naverrekeningsformulieren
Offerte	Offertes
Ontvangstbevestiging	Overige
Opdrachtbon	Overige
Opzegkaart	Royementsverklaring
Opzegkaart ARBO dienst	Royementsverklaring
Opzegkaart verzekering	Royementsverklaring
Originele verzekeringsbescheiden	Polisblad
Overzicht incasso status	Financieel
Overzicht pensioenaanspraken	Pensioen
Overzicht pensioenaanspraken per werknemer	Pensioen
Pensioenkostenoverzicht	Pensioen
Pensioenreglement	Pensioen
Polis aanvraag-/mutatie bevestiging bericht (PMB)	Overige
Polis Informatie Berichten (PBI)	Overige
Polis prolongatie berichten (PPR)	Overige
Polisaanhangsel, Clausuleblad	Voorwaarden
Polisbescheiden	Polisblad
Politie rapport	Schadestukken
Premieberekening resultaat	Financieel
Premieoverzicht/-specificatie	Financieel
Preventiebrochure	Overige
Privacy statement	Overige
Proces verbaal	Schadestukken
Prolongatie batch volmachten	Overige
Prolongatie polisbescheiden	Overige
Prolongatienota	Facturen/herinneringen
Provisieoverzicht	Financieel
Rappel keuringsrapport	Keuringsrapport
Rappelbrief	Overige
Reispas	Verekeringscertificaat
Rekenblad	Financieel
Rekening courant berichten (PRI)	Overige
Rekening-courant	Rekening courant
Rentespecificatie	Overige
Royementsverklaring	Royementsverklaring
Samenvatting calculatierapport	Schadestukken
Schade aangifte	Schadestukken
Schadespecificatie	Schadestukken
SEPA incasso machtigingsformulier	SEPA mandaat
Slotverklaring	Maatschappijbrieven
Startbrief	Maatschappijbrieven
Statusbericht	Maatschappijbrieven
Toelichting	Maatschappijbrieven
Tweede aanmaning	Facturen/herinneringen
UBO verklaring	UBO
Uitvoeringsovereenkomst	Maatschappijbrieven
Vaststellingsovereenkomst	Overige
Vergelijkingsoverzicht	Offertes
Verzekeringskaart	Verzekeringscertificaat
Verzoek tot uitbetaling schade	Schadestukken
Volmacht prolongatie bericht	Financieel
Voorlopige dekking	Maatschappijbrieven
Voorstel	Offertes
Voorwaarden	Voorwaarden
Voorwaarden gebruik werkgeversportal	Voorwaarden
Waardecoupon	Overige
Welkomstbrief aan intermediair	Maatschappijbrieven
Werknemersoverzicht	Overige
Wettelijke wijziging	Overige
WGA ERD formulier	Schadestukken
Winstbrief	Maatschappijbrieven

Hoe kan ik achterhalen onder welke documentbeschrijving de maatschappij een bepaald document heeft aangeleverd?

We pakken hier even een voorbeeld van een brief met omschrijving de brief met polisnummer 5149438662 (5149438662_Brief acceptatiebevestiging.PDF)

De documentbeschrijving is opgenomen in de bestandsnaam van de PDF. Het document is aangeleverd met de soort "Brief acceptatiebevestiging", wat overeenkomt met AFD-code 63 uit de AFD-codelijst ADNBYL.

De documentnaam bestaat uit het patroon Polisnummer_omschrijving van 'bijlage soort', gebaseerd op de SIVI AFD-code 1.

Let op: Als er een koppeling is geconfigureerd in de Aplaza-instellingen om de omschrijving van een document aan te passen naar een beschrijving uit de stamtabellen, wordt de oorspronkelijke AFD-code waarde overschreven door deze nieuwe documentbeschrijving uit de stamtabellen.

Assu® handleiding

Documentbeschrijvingen voor het verwerken van digitale documenten (Aplaza)

Documentbeschrijvingen instellen via de Stamtabellen

Voor documenten bepalen wat je er mee gaat doen en welke standaard omschrijving het moet krijgen

Meer uitleg over dit scherm:

Overzicht van omschrijvingen:

Hoe kan ik achterhalen onder welke documentbeschrijving de maatschappij een bepaald document heeft aangeleverd?