Een relatiebestand importeren in Assu®

Heb je een relatiebestand in Excel? Dan kun je dit eenvoudig importeren in Assu®. Volg onderstaande stappen om je relaties snel in te lezen.

Voordat je begint

Maak altijd gebruik van de Excel-template die Assu® beschikbaar stelt. Zo weet je zeker dat de gegevens in de juiste kolommen staan.

Tip
Maak vooraf een back-up van je bestand en controleer of de gegevens compleet zijn.

Stap 1: Open de importfunctie

Ga in Assu® naar Beheer en klik op Import.

Stap 2: Download de Excel-template

Klik op Genereer relatie template.

Er wordt een Excel-bestand aangemaakt waarin je de relaties kunt invullen of bestaande gegevens kunt plakken.

Stap 3: Vul de template in

Vul de gegevens in de juiste kolommen van de template in.

Hoe bepaalt Assu® of een relatie zakelijk of particulier is?

Tijdens de import kijkt Assu® naar de kolommen Bedrijfsnaam en Naam.

Is de kolom Bedrijfsnaam gevuld? Dan wordt de relatie als zakelijk geïmporteerd.
Is de kolom Bedrijfsnaam leeg en is de kolom Naam gevuld? Dan wordt de relatie als particulier geïmporteerd.

Controleer daarom altijd of deze kolommen correct zijn ingevuld voordat je de import start.

Let op
Vul voor zakelijke relaties altijd de bedrijfsnaam in. Zo voorkomt je dat een zakelijke relatie als particulier wordt aangemaakt.

Stap 4: Importeer het bestand

Sla het Excel-bestand op.

Klik vervolgens op Importeer en selecteer het opgeslagen bestand.

Selectiecodes importeren

Je kunt meerdere selectiecodes tegelijk importeren.

Zet de selectiecodes in één cel en scheid ze met een komma.

Voorbeeld

Zakelijk, Nieuwsbrief, Hypotheek

Assu® maakt hiervan automatisch drie afzonderlijke selectiecodes.

Controleer de import

Na afloop verschijnt een melding dat de import is voltooid.

Controleer daarna altijd of:

alle relaties zijn geïmporteerd;
zakelijke relaties als zakelijk zijn aangemaakt;
particuliere relaties als particulier zijn aangemaakt;
selectiecodes correct zijn overgenomen.

Belangrijk
Controleer de import zorgvuldig voordat je deze opnieuw uitvoert.
Wanneer hetzelfde bestand meerdere keren wordt geïmporteerd, ontstaan dubbele relaties. Deze kunnen alleen door A.i. via een databasewijziging worden verwijderd. Aan deze werkzaamheden zijn kosten verbonden.