Dit hoofdstuk gaat over de takentegel. Deze tegel is op iedere relatie- of productkaart aan te zetten via "weergave" bovenaan het scherm:

Open

Taken vormen een belangrijk onderdeel van Assu®. Door middel van Taken kun je in Assu® je werk ordenen en verdelen onder collega’s. 

Op verschillende plaatsen in Assu® kun je makkelijk taken voor jezelf en collega’s aanmaken en door middel van automatische handelingen en workflows is Assu® zelfs in staat automatisch handelingen aan te maken naar aanleiding van gebeurtenissen in Assu®.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

Algemene informatie

Deze tegel geeft de taken weer die aan de betreffende relatie, polis, schade, hypotheek etc. gekoppeld zijn ongeacht welke gebruiker de uitvoerder is. Met de knoppen aan de linkerkant kun je taken toevoegen, wijzigen, verwijderen, exporteren naar Excel, collectief aanpassen of de afgewerkte taken tonen. 

Open

Door op de oranje gemarkeerde knop te klikken wordt de takentegel gemaximaliseerd op het scherm.

Een taak toevoegen

Door middel van het groene plusje voeg je een nieuwe taak toe in deze tegel. Wanneer je een nieuwe taak aanmaakt krijg je een venster met de hieronder beschreven velden:

Uit te voeren door: hier vul je in wie de taak moet uitvoeren. Standaard zal Assu® hier je naam invullen.

Uit te voeren door: Wanneer je wilt dat deze taak bij een tweede persoon op de takenlijst komt te staan kies je hier die gebruiker.

Aangemaakt door: In dit veld staat de naam van de gebruiker die de taak heeft aangemaakt.

Daaronder bevindt zich het ‘met betrekking tot’ gedeelte van de taak. Hier is te zien aan welke relatie, polis, schade, collectiviteit, hypotheek, bancair product, financiering of abonnement een taak gekoppeld is.

Een taak is altijd minimaal aan een relatie gekoppeld. De overige velden mogen desgewenst leeg blijven. 

Om een taak te ontkoppelen van een polis, schade, collectiviteit, hypotheek, bancair product, financiering of abonnement klik je op de rode knop.

In het onderste gedeelte van het scherm zie je een drietal tabbladen behorende bij de taak:

Informatie over de taak aanvullen (tabblad Taak):

Onder tabblad “Taak” kun je een onderwerp en status aan de taak toekennen.

Wil je meer onderwerpen om uit te kiezen dan kun je deze via 'Onderhoud stamtabellen' - 'Algemeen stamtabellen' - 'Taak onderwerpen' toevoegen. In deze stamtabel kun je ook aangeven wat de standaardprioriteit van de taak is als je daar mee wilt werken. Zo hoef je niet telkens de prioriteit aan te geven.

Ook kun je gegevens over de data kwijt en een omschrijving meegeven aan de taak.

Als je een vinkje zet bij "Hele dag" dan kijkt het systeem niet langer naar de tijd maar wordt de hele dag geblokt voor deze aangemaakte taak.

Voor je eigen taken kun je altijd je teksten aanpassen. Ben je niet de aanmaker van de taak en wil je toch wat kwijt op de taak qua tekst? Klik dan op "tekst toevoegen", voeg de tekst toe en sla de taak op:

Een checklijst toevoegen aan een taak (Tabblad Checklist):

Wil je voor jezelf een checklijstje aan een taak hangen? Dan doe je dit via tabblad “Checklist”. Hier kun je een checklist toevoegen of verwijderen. Je hebt de keuze uit een aantal checklist onderdelen. 

Vink de checklist delen aan die je toe wilt voegen aan de taak en click dan op 'Opslaan'.

Wil je meer checklijstdelen hebben, dan kun je deze via  'Onderhoud stamtabellen' - 'Algemeen stamtabellen' - 'Taak checklistdelen toevoegen.

Bijlagen aan een taak hangen (Tabblad Bijlagen):

Wil je bijlagen aan een taak hangen dan doe je dat via tabblad 'Bijlagen': hier kun je via de verkenner bijlages selecteren die je met de taak mee wilt sturen. Je kunt hier ook bijlages verwijderen.

Je kunt hier de volgende acties uitvoeren:

• een bijlage toevoegen aan de taak

• gegevens bewerken die met de bijlage te maken hebben

• de bijlage verwijderen

• de bijlage loskoppelen zonder dat deze uit het dossier verwijder wordt

In het scherm dat opkomt als je een bijlage toevoegt (Document gegevens) kun je aangeven of dat je het document in de Werklijst en/of Appviseurs/Portaal wilt tonen (als je deze modules in je pakket hebt zitten).

Een herinnering instellen op een taak:

Als je op de taak bij "herinnering" een tijd zet waarop je een herinnering wilt tonen dan zal er bij het bereiken van die tijd rechts onderin het scherm een melding getoond worden:

Overige functionaliteiten in de takentegel:

Naast een taak toevoegen kun je ook de volgende functionaliteiten gebruiken:

In het scherm wat je daarna krijgt zie je een overzicht met alle verwijderde taken. Door middel van een taak te selecteren en op het potloodje te klikken kun je eventueel tekst toevoegen aan een taak. Door middel van de onderste knop kun je een taak activeren. De taak verdwijnt dan uit dit overzicht en is weer terug te vinden in de takentegel van de relatie- of productkaart waar hij oorspronkelijk vandaan kwam.

Taken overhevelen naar een andere gebruiker als er een medewerker uit dienst gaat:

Als er een medewerker uit dienst gaat en zijn of haar taken dienen overgezet te worden naar een ander ga dan als volgt te werk:

Gebruiker uit dienst: ALLE agendapunten overzetten en AssuMailbox accounts aanpassen in Assu®

Wanneer je een taak af wilt werken waar checklijstdelen op staan kun je als volgt de bijbehorende checklijst items op afgewerkt zetten:

Takenoverzicht printen

Wil je 1 of meerdere taken uit het overzicht van de takentegel uitprinten dan doe je dit als volgt:

Stap 1: Open de takentegel op het prodult waar je een overzicht van wilt printen.

Stap 2: Klik vervolgens bovenin het lint van de produktkaart op het printertje met "Taken" er achter:

Stap 3: Je komt nu in een scherm waarin je de volgende mogelijkheden hebt:

Gebruikersgroepen aan taken hangen

Het is mogelijk om een groep te hangen aan een bepaalde taak.

Doe dit als volgt;

Zorg er allereerst voor dat je gebruikersgroepen goed aangelegd zijn. Hoe je dit doet kun je in dit hoofdstuk lezen.

Stap 1: Open de takentegel van de juiste relatie- of productkaart en klik op het groen plusje om een nieuwe taak op te gaan maken.

Stap 2: Het takenscherm opent nu. Selecteer bij "uit te voeren door groep" de juiste grebruikersgroep:

Stap 3: Haal nu de bovenste "uit te voeren door" weg als het alleen om een groep gaat.

Stap 4: Als alle gegevens met betrekking tot de taak juist ingevuld zijn klik je onderaan het scherm op "Opslaan". 

De taak zal nu in het takenoverzicht te zien zijn.

Stap 5: In de takentegel links onderin De cockpit van Assu® (je startscherm) kun je ook zoeken op taken voor een bepaalde gebruikersgroep door bij "uitvoerder groep" de juiste groep te selecteren:

Bij iedereen die in de geselecteerde gebuikersgroep zit zal de taak hier te zien zijn.

Achter de regel "Uitvoerder" staat een trechtertje. Door hier op te klikken weet het systeem dat alle taken getoond moeten worden van de ingelogde gebruiker. Dit zijn alle taken inclusief de taken van de gebruikersgroepen waar de ingelogde gebruiker deel van uitmaakt.

Als er in een groep 2 mensen zitten en 1 persoon neemt de taak in behandeling door bovenaan de taak bij "uit te voeren door" zijn of haar naam te zetten, dan zal de 2e persoon die in de groep zit niet langer een herinnering krijgen als er een herinnering op de taak staat omdat persoon 1 hem al in behandeling heeft.