Het is in Assu® mogelijk om automatische handelingen aan te maken. Hierdoor gaat het systeem op een door jou aangegeven moment automatisch een bepaalde actie uitvoeren. 

Bijvoorbeeld een e-mail verzenden op het moment dat het woonadres van een relatie gewijzigd wordt.

De theorie

In het tabblad “Onderhoud” vind je de knop “Automatische handelingen”:

Een automatische handeling bestaat uit twee delen:

1: De trigger: De trigger is hetgene wat moet gebeuren om de actie te starten. Bijvoorbeeld: het invoeren van een schade. Of het verwijderen van een relatie.

2: De handeling: De handeling geeft aan wat het systeem gaat doen op het moment dat de actie uitgevoerd wordt. Denk hierbij aan een e-mail sturen, een taak aanmaken of een agendapunt inschieten.

Open

Stap 1: Een trigger aanleggen

Als je een automatische handeling aan gaat leggen start je altijd eerst met de trigger. Assu® moet tenslotte weten WAT er moet gebeuren om de activiteit te laten starten.

Klik hiervoor op "Trigger toevoegen" in het lint van je scherm. Je geeft zo aan bij welke wijziging er iets moet gebeuren.

Bijvoorbeeld: Bij het invoeren van een relatie van het soort “Klant” moet er iets gaan gebeuren:

Open

Triggers voor automatische handelingen:

We hebben verschillende trigger types in Assu® voor je beschikbaar zodat je een ruim assortiment hebt aan mogelijkheden

Stap 2: Een handeling aanleggen

Nadat je de trigger hebt aangelegd (Wat is hetgeen mijn actie start?) ga je de bijbehorende handeling(en) aanleggen.

Selecteer hiervoor de zojuist aangemaakte trigger en klik op "Handeling toevoegen":

Hier geef je aan wat er moet gebeuren (de handeling).

Je kunt kiezen uit:

• E-mail versturen

• Brief maken

• Taak aanmaken

• Afspraak maken

• Factuur maken

• Workflow starten

Documenten toevoegen als bijlage m.b.t. trigger bij het verzenden van een e-mail:

Als je een handeling aanlegt die zegt dat er bij het toevoegen van een document een e-mail verzonden moet worden krijg je bij het aanleggen van deze handeling (e-mail versturen) de optie om aan te vinken dat je documenten mee wilt sturen tijdens het verzenden van de e-mail. In onderstaand voorbeeld kun je zien hoe dit werkt|:

Stap 1: Leg de trigger aan zoals in hoofdstuk 1 van deze uitleg beschreven.

Stap 2: Leg daarna de handeling aan waarbij er een e-mail verzonden wordt en zet het vinkje aan bij “Document(en) m.b.t. trigger toevoegen als bijlage:

Stap 3: Sla je handeling op.

In dit voorbeeld zal er een e-mail verzonden worden bij het toevoegen van een document met de beschrijving “adreswijziging” aan de relatiekaart. Je krijgt dan de automatische handeling als volgt te zien:

Bij het verzenden van de e-mail zal het document met de titel “adreswijziging” als bijlage meegestuurd worden:

De e-mail met bijlage zal tenslotte ook zo terug te vinden zijn in het documentenarchief van je relatie.

Sjablonen in een handeling:

In dit voorbeeld hebben we gekozen voor het versturen van een e-mail. Deze e-mail is te selecteren uit de standaard sjablonen.

Zie onderstaand hoofdstuk voor meer uitleg over sjablonen:

Documentbeschrijvingen in een handeling:

De beschrijving geeft na aanklikken een lijst met standaard documentbeschrijvingen.

De standaarddocumentbeschrijvingen zijn in te regelen via "Stamtabellen-algemeen-documentbeschrijvingen". Lees hier meer over in onderstaand hoofdstuk:

In dit voorbeeld zal er, zodra het primaire bezoekadres van de relatie wijzigt, een e-mail gemaakt worden naar de relatie. 

Je kunt er tevens voor kiezen om een handeling te maken richting de maatschappij.

Dit geldt ook voor correspondentie richting een servicebureau als er een servicebureau vermeld staat op de poliskaart.

Je kunt, door middel van het aanvink veld "Automatisch"  kiezen of de e-mail automatisch verstuurd wordt of je nog een voorbeeld van de e-mail wilt zien voordat deze verzonden wordt.

De trigger met handeling(en) zie je nu als volgt staan:

Als je nu naar de klantenkaart gaat en daar een wijziging van het primaire bezoekadres doorvoert zul je de volgende melding krijgen:

Klik op "OK" om verder te gaan.

Er wordt nu een e-mail naar de klant verzonden die weer terug te vinden is in het docarchief van de klant: 

Verplichte handeling en automatische handeling

Je kunt tevens aangeven of een handeling verplicht moet zijn. Je kunt hem bij uitvoer dan niet meer wegklikken.

Een automatische handeling start automatisch zodat je geen handmatige actie meer hoeft uit te voeren.

Handeling naar een bepaald soort relatie

Op basis van 2 criteria kun je bepalen om welk soort klant dat het gaat:

• Op basis van de dossierrol van de relatie (partner, aandeelhouder, broer…… je regelt de dossierrollen in via de CRM Stamtabellen - dossierrollen)

• Op basis van het soort relatie (klant, lead, leverancier of prospect)

Als je een automatische handeling wilt starten voor een bepaalde soort relatie (regel dit in via de trigger: trigger type=relatie) doe dit dan als volgt:

Je kunt nu de soort relatie specificeren waardoor je bijvoorbeeld kunt zeggen: ga een e-mail sturen als er een klant aangelegd wordt die "partner" is.

Handelingen op een bepaalde volgorde zetten

Als je een triggertype hebt met daarin meerdere handelingen dan kun je die op een eigen volgorde zetten door de betreffende handelig te selecteren en daarna de knop “Handeling omhoog verlaatsen” of “Handeling omlaag verplaatsen” aan te klikken:

Een paar voorbeelden

De mogelijkheden zijn eindeloos. We hebben hiertwee voorbeelden van automatische handleingen voor je uitgewerkt om een idee te krijgen van de mogelijkheden.

Een automatische handeling laten starten bij het toevoegen van een bepaald soort document

Je hebt de mogelijkheid om een actie te laten starten (bijvoorbeeld een taak aanmaken) bij het toevoegen van een bepaald soort document. We zullen in dit voorbeeld uitleggen hoe dit werkt aan de hand van een voorbeeld van een groene kaart.

Stap 1: Kies trigger toevoegen

Stap 2: Kies trigger type: "Document - Bij toevoegen" en Documenten met beschr. aanwezig "Groene kaarten"

Bij Producttype kun je ook nog aangeven of dit alleen moet geleden voor een polis, een schade, een relatie etc. Laat je dit leeg dan draait de handeling bij elk product.

“Maximaal aantal dagen oud” mag je leeglaten als dit niet van toepassing is.

Stap 3: Sla de keuzes op

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben.

Stap 5: Sla de keuzes op

Er zal nu een taak aangemaakt worden op het moment dat er een document van het soort "groene kaarten" toegevoegd wordt.

Een automatische handeling laten starten bij het storneren van een factuur / facturen

We hebben 2 triggers voor het aansturen van een actie na het ontvangen van een storno op 1 of meerdere facturen.

• Feniks / interne boekhoudkoppeling; bij storneren van een factuur (per factuur)

• Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)

In onderstaand voorbeeld werken we er eentje uit: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdere facturen (per relatie)"

Stap 1: Kies trigger toevoegen

Stap 2: Kies trigger type: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdeee facturen (per relatie)" 

Bij "storno code" kun je een aantal storno codes selecteren of alle codes:

Stap 3: Sla de keuzes op.

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben:

Stap 5: Sla de keuzes op.

Er zal nu automatisch een e-mail verzonden worden aan de relatie op het moment dat er 1 of meerdere facturen gestorneerd worden.