Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding

Hoe maak ik een automatische handeling met triggers in Assu®?

Het is in Assu® mogelijk om automatische handelingen aan te maken. Hierdoor gaat het systeem op een door jou aangegeven moment automatisch een bepaalde actie uitvoeren. 

Bijvoorbeeld een e-mail verzenden op het moment dat het woonadres van een relatie gewijzigd wordt.

 

In het tabblad ‘Onderhoud’ vind je de knop 'Automatische handelingen'.

Een automatische handeling bestaat uit twee delen:

1: De handeling. De handeling geeft aan wat het systeem gaat doen op het moment dat de actie uitgevoerd wordt. Denk hierbij aan een e-mail sturen, een taak aanmaken of een agendapunt inschieten.

2: De tigger. De trigger is hetgene wat moet gebeuren om de actie te starten. Bijvoorbeeld: het invoeren van een schade. Of het verwijderen van een relatie.

Triggers voor automatische handelingen:

We hebben de volgende trigger types in Assu® beschikbaar:

Product:

Wanneer gaat de trigger af:

Abonnement:

Bij historisch maken

Abonnement:

Bij invoer

Agenda afspraak:

Bij het aanmaken

Agenda afspraak:

Bij het verwijderen

Agenda afspraak:

Bij het muteren van datum, locatie, uitvoerder of onderwerp

Aplaza berichten:

Bij verwerking van de brief betaalachterstand

Bancair product:

Bij historisch maken

Bancair product:

Bij invoer

Brief opslaan:

Bij gebruik van een bepaald briefsjabloon tijdens opslaan van een brief

Collectiviteit:

Bij invoer

Collectiviteit:

Bij mutatie

Document:

Bij toevoegen

E-mail verzenden:

Bij gebruik van een bepaald sjabloon

Factuur:

Bij handmatig invoeren

Factuur:

Bij wachtcode wijzigen

Feniks / interne boekhoudkoppeling:

Bij storneren van een factuur (per factuur)*

Financiering:

Bij historisch maken

Financiering:

Bij invoer

Herinneringen:

Bij factuur retour maatschappij

Hypotheek:

Bij historisch maken

Hypotheek:

Bij inlezen HDN

Hypotheek:

Bij invoer

Hypotheek:

Bij mutatie in het hypotheek fase traject

Interne boekhoudkoppeling:

Bij storneren van 1 of meerdere facturen (per relatie)*

Notitie:

Bij invoer

Polis:

Bij historisch maken

Polis:

Bij invoer

Polis:

Bij mutatie

Polis:

Bij mutatie wanneer de polis in behandeling is

Polis:

Bij opschorting

Polis:

Bij verwerking van een mutatie via ADN

Polis:

Bij verwerking van een contract via ADN

Relatie:

Bij historisch maken

Relatie:

Bij invoeren

Relatie:

Bij mutatie. Hier heb je de keuze uit een groot aantal specifieke wijzigingsredenen die de trigger activeren bij het invullen van het veld "Wijzigingsreden" op de relatiekaart.

Relatie:

Bij overlijden

Relatie:

Bij starten van een AWI transactie

Relatie:

Bij wijzigen burgerlijke staat

Relatie:

Bij wijziging van primaire bankrekening

Relatie:

Bij wijziging vaneen adres dat niet primair is

Relatie:

Bij wijziging van het communicatieprofiel

Relatie:

Bij wijziging van het primaire adres

Relatie:

Bij wijziging van het primaire e-mail adres

Relatie:

Bij wijziging van soort naar klant (voor als u bijvoorbeeld een prospect omzet naar klant)

Schade:

Bij aflegging

Schade:

Bij invoer

Schade:

Bij mutatie (voor als bijvoorbeeld de TP status gewijzigd wordt)

Taak:

Bij afwikkelen

Taak:

Bij invoer

Een automatische handelingen met trigger aanleggen:

 

Hieronder een voorbeeld van een automatische handeling:

Om een automatische handeling aan te maken klik je eerst op eerst "Trigger toevoegen". Je geeft zo aan bij welke wijziging er iets moet gebeuren.

 

Bijvoorbeeld:

 

Vervolgens selecteer je de zojuist aangemaakte trigger en klik je op "Handeling toevoegen".  

Hier geef je aan wat er moet gebeuren.

Je kunt kiezen uit:

  • E-mail versturen

  • Brief maken

  • Taak aanmaken

  • Afspraak maken

  • Factuur maken

  • Workflow starten

 

Sjablonen in een handeling:

In dit voorbeeld hebben we gekozen voor het versturen van een e-mail. Deze e-mail is te selecteren uit de standaard sjablonen.

Zie onderstaand hoofdstuk voor meer uitleg over sjablonen:

https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2388394099

 

Documentbeschrijvingen in een handeling:

De beschrijving geeft na aanklikken een lijst met standaard documentbeschrijvingen.

De standaarddocumentbeschrijvingen zijn in te regelen via "Stamtabellen-algemeen-documentbeschrijvingen". Lees hier meer over in onderstaand hoofdstuk:

 

In dit voorbeeld zal er, zodra het primaire bezoekadres van de relatie wijzigt, een e-mail gemaakt worden naar de relatie. 

Je kunt er tevens voor kiezen om een handeling te maken richting de maatschappij.

Dit geldt ook voor correspondentie richting een servicebureau als er een servicebureau vermeld staat op de poliskaart.

 

Je kunt, door middel van het aanvink veld "Automatisch"  kiezen of de e-mail automatisch verstuurd wordt of je nog een voorbeeld van de e-mail wilt zien voordat deze verzonden wordt.

 

Je kunt meerdere handelingen aan een trigger hangen. Bijvoorbeeld “maak een taak aan” en “Stuur een e-mail”.

 

De trigger met handeling zie je nu als volgt staan:

 

Als je nu naar de klantenkaart gaat en daar een wijziging van het primaire bezoekadres doorvoert zul je de volgende melding krijgen:

Klik op "OK" om verder te gaan.

 

Er wordt nu een e-mail naar de klant verzonden die weer terug te vinden is in het docarchief van de klant:

 

Verplichte handeling en automatische handeling

Je kunt tevens aangeven of een handeling verplicht moet zijn. Je kunt hem bij uitvoer dan niet meer wegklikken.

Een automatische handeling start automatisch zodat je geen handmatige actie meer hoeft uit te voeren.

Let op: indien je in de handeling hebt gekozen voor ‘automatisch’ zal de e-mail niet meer geopend worden maar automatisch worden verzonden.

 

 

Handeling naar een bepaald soort relatie

Als je een automatische handeling wilt starten voor een bepaalde soort relatie (regel dit in via de trigger) doe dit dan als volgt:

Je kunt nu de soort relatie specificeren waardoor je bijvoorbeeld kunt zeggen: ga een e-mail sturen als er een klant aangelegd wordt die "partner" is.

 

Een automatische handeling laten starten bij het toevoegen van een bepaald soort document

Je hebt de mogelijkheid om een actie te laten starten (bijvoorbeeld een taak aanmaken) bij het toevoegen van een bepaald soort document. We zullen in dit voorbeeld uitleggen hoe dit werkt aan de hand van een voorbeeld van een groene kaart.

 

Stap 1: Kies trigger toevoegen

Stap 2: Kies trigger type: "Document - Bij toevoegen" en Documenten met beschr. aanwezig "Groene kaarten" (let op: deze velden rich je in onder het witte boekje bij de algemene instellingen - Aplaza instellingen")

Bij Producttype kun je ook nog aangeven of dit alleen moet geleden voor een polis, een schade, een relatie etc. Laat je dit leeg dan draait de handeling bij elk product.

Maximaal aantal dagen oud mag je leeglaten als dit niet van toepassing is.

Stap 3: Sla de keuzes op

 

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben.

Stap 5: Sla de keuzes op

 

Er zal nu een taak aangemaakt worden op het moment dat er een document van het soort "groene kaarten" toegvoegd wordt.

 

*Een automatische handeling laten starten bij het storneren van een factuur / facturen

 

We hebben 2 triggers voor het aansturen van een actie na ht ontvangen van een storno op 1 of meerdere facturen.

  • Feniks / interne boekhoudkoppeling; bij storneren van een factuur (per factuur)

  • Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)

 

Deze triggers zijn zoals de naam al zegt bedoeld voor gebruikers van de interne boekhoudkoppeling of Feniks.

 

In onderstaand voorbeeld werken we er eentje uit: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)"

 

Stap 1: Kies trigger toevoegen

 

Stap 2: Kies trigger type: "Interne boekhoudkoppeling: bij storneren van 1 of meerdree facturen (per relatie)" 

 

Bij "storno code" kun je een aantal storno codes selecteren of alle codes:

Stap 3: Sla de keuzes op

 

Stap 4: Selecteer de zojuist aangelegde trigger en koppel daar een handeling aan zoals we hier boven uitgelegd hebben:

 

Stap 5: Sla de keuzes op

 

Er zal nu automatisch een e-mail verzonden worden aan de relatie op het moment dat er 1 of meerdere facturen gestorneerd worden.

Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2631 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.

We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk