De AssuMailbox bevat net als Assu® zelf in de linker bovenhoek een "wit boekje". In dit witte boekje vind je de knop "Accounts" waarin je e-mail accounts kunt beheren.

De volgende informatie behandelen we in dit hoofdstuk:

1 Algemene informatie:
2 Algemene account instellingen:
3 Server instellingen:
4 Instellingen:
5 Je account delen:
6 Automatisch antwoorden instellen:

Algemene informatie:

In het account scherm kun je e-mail accounts toevoegen, wijzigen, verwijderen en instellen als standaard account:

Door op de knop boven de pijltjes (poppetje) te klikken kun je een account istellen als standaard account.

Door een account te selecteren en op "instellen als standaard account" te klikken kun je het account als standaard account markeren van waaruit je gaat werken. Het account waar dit vinkje bij aan staat wordt dan standaard de afzender als je via Assu® een mail verzendt.

Als u dit vergeet aan te vinken zul je geen mails kunnen versturen!!

Als je meerdere accounts in je mailbox hebt, is het belangrijk om te controleren welk account als standaard is ingesteld bij het aanmaken van een nieuwe e-mail. Op die manier zullen je verzonden items worden opgeslagen in de verzonden items map van je standaard account!

Door middel van de 2 blauwe pijlen kun je, als je meerdere accounts hebt, deze accounts op een eigen volgorde zetten.

Als je op "het groene plusje" klikt voor "toevoegen"opent er een wizard waarmee je een e-mailaccount toe kunt gaan voegen.

E-mail accounts kun je het beste door je systeembeheerder aan laten leggen! Hij of zij weet alles van de juiste instellingen binnen het bedrijf.

Als er een shared mailbox account moet worden toegevoegd (bijvoorbeeld het info account), moet bij het toevoegen van het account bij de gebruikersnaam en wachtwoord inloggegevens ingevuld worden die rechten heeft om namens het info account te mailen.

Bijvoorbeeld:

E-mailadres: info@aiautomatisering.nl

Gebruikersnaam: pietertje@aiautomatisering.nl

Wachtwoord: ********

Werk je met Gmail? Dan kun jeook de 2 staps verificatie van Gmail gebruiken bij het inloggen na het inrichten van de mailbox instellingen.

Door op het potloodje te klikken komt je bij de account instellingen.

Algemene account instellingen:

Selecteer hiervoor het gewenste account en klik op het potloodje. Het volgende scherm wordt getoond:

Vul hier je e-mailadres + gebruikersnaam, je wachtwoord en weergavenaam in. De weergavenaam wordt meegestuurd met de e-mail die verstuurd wordt via de AssuMailbox.

Degene die de mail ontvangt ziet deze weergave naam in zijn of haar inbox staan.

Als iemand zijn of haar Assu® wachtwoord wijzigt en dit vergeet aan te passen voor de AssuMailbox dan zal de volgende melding getoond worden:

Server instellingen:

Het tweede tabblad bevat de server instellingen. (je systeembeheerder dient deze instellingen te kennen en te vullen):

Bij "Gebruik OAuth" dienen de juiste gegevens ingevuld te worden door de systeembeheerder.

Hier dien je een vinkje te zetten omdat per 1 oktober 2022 Microsoft stopt met de ondersteuning van de zogenaamde Basic Authentication via Office365 en overstapt naar OAuth.

Lees hier meer over in dit artikel>>> op onze website.

Instellingen:

In het derde tabblad "Instellingen" kun je de volgende instellingen inregelen:

Synchronisatiefrequentie:	Hier vul je in om de hoeveel minuten de AssuMailbox moet synchroniseren
Aantal dagen terug synchroniseren:	Hier vul je in hoeveel dagen terug er gesynchroniseerd moet worden
Agenda synchronisatie:	Zet hier een vinkje zodat de agende volgens de exchange API gaat synchroniseren. Dit geeft een snellere en minder foutgevoelige synchronisatie. Op het moment dat je dit aanvinkt krijg je gelijk de mogelijkheid om de Assu® gebruiker te kunnen selecteren van wie de agenda gesynchroniseerd dient te worden. Als je bij de gebruikersinstellingen onder het witte boekje aan hebt gegeven dat je jouw agenda wilt synchroniseren dan zal deze optie automatisch "aan" staan bij de account instellingen van de AssuMailbox. De synchronisatie geldt ook voor de Google agenda
Automatisch archiveren:	Als je hier een vinkje zet zullen je e-mails automatisch gearchiveerd worden in het docarchief van de relatie: AssuMailbox: archiveren van e-mails en/of bijlages
Automatisch mails koppelen:	Als je hier een vinkje zet zullen je e-mails automatisch gekoppeld worden: AssuMailbox: gekoppelde relatie of product openen (open koppeling)
Mail verwijderen na handmatig archiveren:	Door hier een vinkje te zetten zal een gearchiveerde mail automatisch verwijderd worden.
Persoontypes automatisch koppelen:	Hier bepaal je voor welke persoontypes er automatisch gekoppeld mag worden.
Persoonsoorten automatisch koppelen:	Hier bepaal je voor welke persoonsoorten er automatisch gekoppeld mag worden
Concepten map:	Hier kun je aangeven in welke map de concepten standaard opgeslagen worden.

Je account delen:

In het tabblad "Account delen" kun je aan met wie je een account wilt delen en ook wie de beheerder is. Hierdoor heb je wanneer iemand anders niet aanwezig is toch een mogelijkheid om ook diens mailbox te beheren.

Als je voor het gedeelde account eigen inloggegegevens wilt laten gebruiken dan dien je dit onderaan dit scherm aan te geven.

Zet een vinkje bij "Eigen inloggegevens gebruiken voor dit account" en vul de juiste gebruikersnaam en wachtwoord in.

Automatisch antwoorden instellen:

Als je gebruik maakt van Office365 dan kun je via tabblad "Automatisch antwoorden" een vinkje zetten en daarna een periode instellen waarbinnen je niet aanwezig bent en ook de tekst die er dan verstuurd moet worden binnen de organisatie en buiten de organisatie:

Assu® handleiding

AssuMailbox: accounts beheren(wachtwoorden ed)