De procedure voor het sturen van een e-mail sjabloon is in grote lijnen hetzelfde als het sturen van een brief sjabloon en kan vanaf iedere productkaart gebeuren. 

In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd hoe je een e-mail kunt versturen vanuit een relatiekaart.

Start: Klik vanuit het lint op :

Open

Stap 1: Je komt nu in tabblad "Communicatie" :

Open

Op het eerste tabblad kun je, in de kolom 'Aan', aanvinken wie je wilt aanschrijven. Je hebt hierbij de keuze uit iedereen die gekoppeld is aan de kaart waar je op dat moment in Assu® zit. 

Vanaf de relatiekaart heb je de keuze uit iedere persoon die gekoppeld is op het relatietabblad van de huidige relatie. 

Vanaf de poliskaart komen daar ook de maatschappij en eventueel servicebureau bij. 

Vanaf de schade kunt u ook de tegenpartij, hersteller, expert en betrokken rechtsbijstandsmaatschappijen aanschrijven.

Wanneer je een tweede persoon wilt aanschrijven, zoals de partner, vink je deze persoon aan in de kolom 'Tav/EnOf'. 

Hiervoor veranderen de samengevoegde velden op het sjabloon waardoor <<NAW Compleet>> ‘Dhr. Van den Boom en / of Mevr. Van den Boom’ wordt en <<Briefaanhef Complee>>t ‘Geachte heer Van den Boom en mevrouw Van den Boom’. 

Na het aanvinken van de persoon die je wilt aanschrijven klik je op het volgende tabblad of op het groene pijltje naar rechts.

Stap 2: Op het tweede tabblad kun je de e-mailadressen aanvinken die je wilt aanschrijven. Je hebt hier de keuze uit alle bekende e-mailadressen van alle gekoppelde relaties. 

Na het aanvinken van de e-mailadressen die je wilt aanschrijven klik je op het volgende tabblad of op het groene pijltje naar rechts.

Stap 3: Op het derde tabblad zie je de inhoud van De documenten tegel, docarchief of documentenarchief in Assu® De bestanden die hier staan kun je in de e-mail zetten als bijlage. Om een bestand in de e-mail op te nemen als bijlage vink je de regel aan.

Met de bovenste knop links toon je het volledige dossier. Je ziet dan alle bijlages die bij dit dossier horen.

Met de onderste knop links toon je ook alle onderliggende niveaus, dat wil zeggen de bijlages die bij de producten horen die bij de relatie te vinden zijn.

Klik daarna weer de groene pijl om verder te gaan.

Stap 4: Op het vierde tabblad vind je PDF sjablonen als je deze aangelegd hebt. Selecteer deze indien gewenst en klik weer op de groene pijl om verder te gaan.

Stap 5: Selecteer op het vijfde tabblad ‘Sjablonen’ het e-mailsjabloon te selecteren wat je voor je brief wilt gaan gebruiken. 

Omdat je op “e-mail” hebt geklikt krijg je enkel sjablonen van het soort "e-mail" te zien. 

Het voorbeeld hieronder is gemaakt vanaf de relatiekaart en laat ons daarom enkel sjablonen zien van het type "Relatie".

Om een sjabloon te gebruiken klik je eenmaal op het sjabloon en vervolgens op "Gebruiken" . Je kunt ook dubbelklikken op het sjabloon om het te gebruiken.

Stap 6: Je e-mail wordt in het scherm getoond voordat je op verzenden klikt zodat je indien gewenst nog wat aan kunt passen.

Stap 7: Vul vervolgens de gewenste velden in en klik op "Opslaan"

Als je gebruik maakt van Appviseurs is er onderin dit scherm ook de mogelijkheid om aan te geven of je de e-mail in Appviseurs wilt laten tonen, een notificatie wilt sturen naar Appviseurs of dat er in Appviseurs een akkoord gegeven moet worden door de klant:

De mail is nu terug te vinden in het docarchief van de relatie:

Wanneer je e-mailt via Microsoft Outlook:

Hierna krijg je een Microsoft Outlook Nieuwe E-mail-venster te zien met het sjabloon daarop ingevuld. 

Indien noodzakelijk kun je het sjabloon verder naar wens aanpassen, eventueel extra e-mailadressen toevoegen en bijlages van buiten Assu® toevoegen. 

Je verzendt de e-mail vervolgens door op 'Verzenden' te klikken. Deze e-mail zal vervolgens bij de Verzonden Items in Outlook staan.

Wanneer je e-mailt via Assu® d.m.v. een externe mailserver:

Hierna krijg je een Assu® Tekst Editor scherm die in grote mate lijkt op het E-mail-venster van Microsoft Outlook. 

Hierin kun je het sjabloon verder naar wens aanpassen, eventueel extra e-mailadressen toevoegen en bijlages van buiten Assu® toevoegen. 

Je verzendt de e-mail vervolgens door op Verzenden te klikken. 

Je krijgt vervolgens een melding van de mailserver om je te vertellen of het verzenden gelukt is. 

Bezorging uitstellen:

Wilt je een e-mail op een ander moment laten bezorgen? Doe dit dan via tabblad "Opties" - "Bezorging uitstellen" in het scherm dan de e-mail toont.

Kies je er tijdens het versturen van de e-mail voor om een uitgestelde verzending te doen, dan heb je de mogelijkheid om de e-mail als document met een eigen omschrijving in het documentenarchief van de relatie of product op te slaan: