Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 17032025)
E-mails versturen via Assu® (de e-mail editor)
- Natascha Hartendorf
Let op: deze instructie is voor het versturen van e-mails met behulp van de Assu® e-mail editor. Werk je met de AssuMailbox? Lees dan deze instructies E-mailen via de Assu®Mailbox
De procedure voor het sturen van een e-mail sjabloon is in grote lijnen hetzelfde als het sturen van een brief sjabloon en kan vanaf iedere productkaart gebeuren.
In onderstaand voorbeeld wordt uitgelegd hoe je een e-mail kunt versturen vanuit een relatiekaart.
Start: Klik vanuit het lint op :
Stap 1: Je komt nu in tabblad "Communicatie" :
Op het eerste tabblad kun je, in de kolom 'Aan', aanvinken wie je wilt aanschrijven. Je hebt hierbij de keuze uit iedereen die gekoppeld is aan de kaart waar je op dat moment in Assu® zit.
Vanaf de relatiekaart heb je de keuze uit iedere persoon die gekoppeld is op het relatietabblad van de huidige relatie.
Vanaf de poliskaart komen daar ook de maatschappij en eventueel servicebureau bij.
Vanaf de schade kunt u ook de tegenpartij, hersteller, expert en betrokken rechtsbijstandsmaatschappijen aanschrijven.
Wanneer je een tweede persoon wilt aanschrijven, zoals de partner, vink je deze persoon aan in de kolom 'Tav/EnOf'.
Hiervoor veranderen de samengevoegde velden op het sjabloon waardoor <<NAW Compleet>> ‘Dhr. Van den Boom en / of Mevr. Van den Boom’ wordt en <<Briefaanhef Complee>>t ‘Geachte heer Van den Boom en mevrouw Van den Boom’.
Na het aanvinken van de persoon die je wilt aanschrijven klik je op het volgende tabblad of op het groene pijltje naar rechts.
Stap 2: Op het tweede tabblad kun je de e-mailadressen aanvinken die je wilt aanschrijven. Je hebt hier de keuze uit alle bekende e-mailadressen van alle gekoppelde relaties.
Na het aanvinken van de e-mailadressen die je wilt aanschrijven klik je op het volgende tabblad of op het groene pijltje naar rechts.
Als je GEEN gebruik maakt van de AssuMailbox heb je in dit scherm de mogelijkheid om onderaan bij "Toon gebruikers emailadressen" een vinkje te zetten. Hierdoor krijg je de e-mailadressen te zien van collega's die bekend zijn in dit relatiedossier zodat je hen ook op de CC kunt zetten van de betreffende e-mail:
Stap 3: Op het derde tabblad zie je de inhoud van Werken met documenten via de documenten tegel, docarchief of documentenarchief in Assu® De bestanden die hier staan kun je in de e-mail zetten als bijlage. Om een bestand in de e-mail op te nemen als bijlage vink je de regel aan.
Met de bovenste knop links toon je het volledige dossier. Je ziet dan alle bijlages die bij dit dossier horen.
Met de onderste knop links toon je ook alle onderliggende niveaus, dat wil zeggen de bijlages die bij de producten horen die bij de relatie te vinden zijn.
Klik daarna weer de groene pijl om verder te gaan.
Stap 4: Op het vierde tabblad vind je PDF sjablonen als je deze aangelegd hebt. Selecteer deze indien gewenst en klik weer op de groene pijl om verder te gaan.
Stap 5: Selecteer op het vijfde tabblad ‘Sjablonen’ het e-mailsjabloon te selecteren wat je voor je brief wilt gaan gebruiken.
Omdat je op “e-mail” hebt geklikt krijg je enkel sjablonen van het soort "e-mail" te zien.
Het voorbeeld hieronder is gemaakt vanaf de relatiekaart en laat ons daarom enkel sjablonen zien van het type "Relatie".
Om een sjabloon te gebruiken klik je eenmaal op het sjabloon en vervolgens op "Gebruiken" . Je kunt ook dubbelklikken op het sjabloon om het te gebruiken.
Stap 6: Je e-mail wordt in het scherm getoond voordat je op verzenden klikt zodat je indien gewenst nog wat aan kunt passen.
Stap 7: Vul vervolgens de gewenste velden in en klik op "Opslaan"
Als je gebruik maakt van Appviseurs is er onderin dit scherm ook de mogelijkheid om aan te geven of je de e-mail in Appviseurs wilt laten tonen, een notificatie wilt sturen naar Appviseurs of dat er in Appviseurs een akkoord gegeven moet worden door de klant:
De mail is nu terug te vinden in het docarchief van de relatie:
Je kunt Assu® instellen om via Microsoft Outlook of via Assu® zelf te mailen. Op de volgende pagina’s staan beide scenario’s beschreven.
Om via Assu® zelf te mailen dien je het adres van de mailserver in te stellen in de E-mail instellingen. (dit geldt voor versies met de AssuMailbox UIT)
Wanneer je e-mailt via Microsoft Outlook:
Hierna krijg je een Microsoft Outlook Nieuwe E-mail-venster te zien met het sjabloon daarop ingevuld.
Indien noodzakelijk kun je het sjabloon verder naar wens aanpassen, eventueel extra e-mailadressen toevoegen en bijlages van buiten Assu® toevoegen.
Je verzendt de e-mail vervolgens door op 'Verzenden' te klikken. Deze e-mail zal vervolgens bij de Verzonden Items in Outlook staan.
Als je een mail verstuurt via een Workflow kun je GEEN gebruik maken van de optie "e-mail uitstellen" omdat een Workflow een vast proces is met een eigen tijdsinstelling!!
Omdat het aanpassen en verzenden van de e-mail in Microsoft Outlook gebeurt weet Assu® niet wat je aanpast en zal de e-mail bij verzending ook niet in de documenten-tegel worden gekopieerd.
Als je wilt dat deze e-mail in de documenten-tegel in Assu® komt te staan zul je deze e-mail vanuit de Verzonden Items naar de documenten-tegel in Assu® moeten slepen.
Zie voor meer informatie over de documenten-tegel het hoofdstuk Werken met documenten via de documenten tegel, docarchief of documentenarchief in Assu®
Wanneer je e-mailt via Assu® d.m.v. een externe mailserver:
Hierna krijg je een Assu® Tekst Editor scherm die in grote mate lijkt op het E-mail-venster van Microsoft Outlook.
Hierin kun je het sjabloon verder naar wens aanpassen, eventueel extra e-mailadressen toevoegen en bijlages van buiten Assu® toevoegen.
Je verzendt de e-mail vervolgens door op Verzenden te klikken.
Je krijgt vervolgens een melding van de mailserver om je te vertellen of het verzenden gelukt is.
Wanneer de mailserver je meldt dat de e-mail verzonden is maar de mail niet bij de relatie is aangekomen dient je de relatie de spam-map te controleren of contact op te nemen de systeembeheerder. De e-mail bevindt zich nu immers buiten het bereik van jou of jouw Assu®.
Bezorging uitstellen:
Wilt je een e-mail op een ander moment laten bezorgen? Doe dit dan via tabblad "Opties" - "Bezorging uitstellen" in het scherm dan de e-mail toont.
Kies je er tijdens het versturen van de e-mail voor om een uitgestelde verzending te doen, dan heb je de mogelijkheid om de e-mail als document met een eigen omschrijving in het documentenarchief van de relatie of product op te slaan:
Related content
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2633 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk