Als je geen gebruik maakt van onze AssuMailbox maar een koppeling hebt tussen Assu® en Outlook dan kun je door middel van een Outlook synchronisatie je Outlook mails synchroniseren.

Open

De knop hiervoor vind je rechts in het lint van de Cockpit: (Outlook synchronisatie):

Open

Nadat je deze knop aangeklikt hebt kom je in het volgende scherm terecht waar je je e-mails kunt ophalen, verwerken en koppelen.

Vink bovenaan het scherm aan of je inbox items, verzonden items en/of alle mailboxitems op wilt halen.

Na het synchroniseren komen de mails van Outlook in beeld in Assu®:

Een e-mail koppelen aan een relatie- of productkaart:

Als je een e-mail wilt koppelen aan een bepaalde relatie- of productkaart dan zet je eerst een kruisje voor de e-mail in kwestie en daarna klik je op het envelopje achter het e-mail onderwerp.

Er zal dan een scherm geopend worden waarin je de koppeling aan kunt geven:

In bovenstaand voorbeeld gaan we de e-mail koppelen aan een bepaalde relatie:

Klik hiervoor op het pijltje naar beneden achter "Relatie" en scroll door naar de juiste relatie.

Selecteer deze en klik op "Opslaan".

Er volgt nu een vraag of je het e-mail adres wilt koppelen aan de relatie. Als je hiervoor kiest zal de volgende keer als er een e-mail binnenkomt met dit e-mailadres de e-mail gelijk aan de goede relatie gekoppeld worden:

De e-mail is nu gekoppeld aan de relatie:

E-mail items verwerken:

Als de e-mail gekoppeld is kun je hem gaan verwerken. Selecteer de juiste e-mail en klik op "e-mail items verwerken". De e-mail zal nu uit de lijst verdwenen zijn en toegevoegd zijn aan De documenten tegel, docarchief of documentenarchief in Assu® van de relatie in kwestie:

E-mail items markeren als verwerkt:

Als je een e-mail in de lijst hebt staan die je niet terug wilt zien in het docarchief dan kun je deze uit de lijst halen door hem aan te vinken en daarna te klikken op "markeren als verwerkt". Hiermee voorkom je dat de e-mail altijd in deze lijst blijft staan. Als je dan een andere dag weer je e-mails synchroniseert zal hij niet nog een keer opgehaald worden.

Opnieuw koppelen:

Hiermee kun je het systeem de opdracht geven om opnieuw te proberen om e-mails automatisch te koppelen.

Selecteer alle verzonden berichten:

Als je eerder aangegeven hebt om alle e-mails op te halen en je wilt nu allen de verzonden berichten zien dan kun je dit doen door middel van de optie "selecteer alle verzonden berichten".