Deze tegel onderaan de cockpit geeft de taken weer die aan de betreffende relatie, polis, schade, hypotheek etc. gekoppeld zijn ongeacht welke gebruiker de uitvoerder is.
Met de knoppen aan de linkerkant kun je taken toevoegen, wijzigen, verwijderen, exporteren naar Excel, collectief aanpassen of de afgewerkte taken tonen.
Door op het groen gemarkeerde figuurtje te klikken wordt de takentegel gemaximaliseerd op je scherm.
Taken vormen een belangrijk onderdeel van Assu®. Door middel van Taken kun je in Assu® je werk ordenen en verdelen onder collega’s. Op verschillende plaatsen in Assu® kun je makkelijk taken voor jezelf en collega’s aanmaken en door middel van automatische handelingen en workflows is Assu® zelfs in staat automatisch handelingen aan te maken naar aanleiding van gebeurtenissen in Assu®.
Taken waarvan de einddatum en tijd verlopen is worden in het rood weergegeven.
Een taak toevoegen via de takentegel in de cockpit
Als je een taak wilt toevoegen via takentegel in de cockpit zet je het beste eerst de tegel groot door te dubbelklikken op de bovenste grijze balk van de takentegel.
Stap 1: Klik nu op het groene plusje en er opent een nieuw venster genaamd “Taak”:
Stap 2: Als je een nieuwe taak aanmaakt krijg je een venster met de hieronder beschreven velden.
Uit te voeren door: hier vul je in wie de taak moet uitvoeren. Standaard zal Assu® hier je naam invullen.
Uit te voeren door: Wanneer je wilt dat deze taak bij een tweede persoon op de takenlijst komt te staan kies je hier die gebruiker.
Aangemaakt door: In dit veld staat de naam van de gebruiker die de taak heeft aangemaakt.
Stap 3: Geef aan waar de taak betrekking op heeft. In het middelste gedeelte van de taak bevindt zich het ‘met betrekking tot’ gedeelte van de taak. Hier is te zien aan welke relatie, polis, schade, collectiviteit, hypotheek, bancair product, financiering of abonnement een taak gekoppeld is.
Een taak is altijd minimaal aan een relatie gekoppeld. De overige velden mogen desgewenst leeg blijven.
Veld: | Omschrijving: |
|---|---|
Relatie: | Door op het vergrootglas te klikken kun je een relatie zoeken en koppelen aan deze taak. Deze relatie zal daarna vermeld staan in dit veld. |
Dossier: | Wanneer je een relatie koppelt die in één dossier zit zal Assu® automatisch dit veld invullen met dat dossier. Wanneer je een relatie koppelt die in meerdere dossiers is opgenomen kun je in dit veld kiezen uit de betreffende dossiers. |
Polis: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een polis selecteren waar de relatie verzekeringnemer of premiebetaler is. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Collectiviteit: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een collectiviteit selecteren waar de relatie onder valt. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Schade: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een schade selecteren waarop de relatie staat. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Hypotheek: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een hypotheek selecteren waarop de relatie staat. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Bancair product: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een bancair product selecteren waarop de relatie staat. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Financiering: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een financiering selecteren waarop de relatie staat. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Abonnement: | Wanneer je een relatie aan de taak gekoppeld hebt kun je in dit veld een abonnement selecteren waarop de relatie staat. Wanneer je op de rode knop klikt achter het product, koppel je de taak los van het product. |
Stap 4: De details van de taak aanleggen. Onderaan de taak in tabblad 'Taak' kun je een onderwerp en status aan de taak toekennen. Wil je meer onderwerpen om uit te kiezen dan kun je deze via 'Onderhoud stamtabellen' - 'Algemeen stamtabellen' - 'Taak onderwerpen' toevoegen.
In deze stamtabel kun je ook aangeven wat de standaardprioriteit van de taak is als je daar mee wilt werken. Zo hoef je niet telkens de prioriteit aan te geven.
Ook kun je gegevens over de data kwijt en een omschrijving meegeven aan de taak.
Stap 5: Ben je klaar met het vullen van de taak? Klik dan op “Opslaan”.
Werken met een checklijst en bijlagen in een taak
In het onderste gedeelte van het scherm zie je een tweetal tabbladen behorende bij de taak:
Tabblad “Checklist”
Tabblad “Bijlagen”
Deze velden zijn niet verplicht om te vullen.
Een checklijst maken via tabblad checklist:
Hier kun je een checklist toevoegen of verwijderen. Je hebt de keuze uit een aantal checklist onderdelen.
Wil je er meer hebben dan kun je deze via 'Onderhoud stamtabellen' - 'Algemeen stamtabellen' - 'Taak checklistdelen toevoegen.
Vink de checklist delen aan die je toe wilt voegen aan de taak en click dan op 'Opslaan'.
Bijlages aan een taak hangen via tabblad Bijlagen:
Hier kun je via de verkenner bijlages selecteren die je met de taak mee wilt sturen. Je kunt hier ook bijlages verwijderen.
Overige functionaliteiten in de takentegel:
Naast een taak toevoegen kun je ook de volgende functionaliteiten gebruiken:
Knop: | Uitleg: |
|---|---|
Groene plusje: | Door een taak te selecteren en op het potloodje te klikken kun je een bestaande taak wijzigen/aanpassen. |
Geel potloodje: | Door een taak te selecteren en op het potloodje te klikken kun je een bestaande taak wijzigen/aanpassen. |
Rode knop: | Door een taak te selecteren en op het rode rondje te klikken kun je een bestaande taak verwijderen. (dit mag alleen als je hiervoor de juiste rechten hebt) |
Excel knop: | Exporteer het huidige overzicht naar Excel®. Dit kan ook met de toetsencombinatie Ctrl + E. |
Groen vinkje: | Toont je afgewerkte taken. |
Vierkantje met groen vinkje: | Door een openstaand agendapunt te selecteren en op deze knop te klikken markeer je een openstaand agendapunt als afgewerkt. |
Wit vakje: | Door middel van deze knop kun je het takenoverzicht in een los scherm tonen. |
Poppetjes: | Deze knop toont alle taken in het geheel van alle gebruikers. |
Blauw pijltje: | Door op deze knop te klikken kun je de taken collectief aanpassen: selecteer de taken die je wilt gaan aanpassen en je kunt dan de begin- en einddata aanpassen (let op, je moet beheerdersrechten hebben als je andermans taken aan wilt passen!) |
Wit vakje met rood kruisje: | Door middel van deze knop kun je een overzicht van verwijderde taken krijgen |
Verwijderde taken tonen en activeren
Door op de onderste knop in je takenoverzicht te klikken (Wit vakje met rood kruisje) krijg je een scherm te zien met daarin een overzicht met alle verwijderde taken. Door middel van een taak te selecteren en op het potloodje te klikken kun je eventueel tekst toevoegen aan een taak. Door middel van de onderste knop kun je een taak activeren. De taak verdwijnt dan uit dit overzicht en is weer terug te vinden in de takentegel van de relatie- of productkaart waar hij oorspronkelijk vandaan kwam.
Taken overhevelen naar een andere gebruiker als er een medewerker uit dienst gaat:
Als er een medewerker uit dienst gaat en zijn of haar taken dienen overgezet te worden naar een ander ga dan als volgt te werk:
Gebruiker uit dienst: ALLE agendapunten overzetten en AssuMailbox accounts aanpassen in Assu®