Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 20112024)
Voorbereidingen voor de slimme formulieren tool in Assu® zelf
- Natascha Hartendorf
Voordat je met de slimme formulieren tool in Assu® aan de slag kunt gaan dien je een aantal voorbereidingen te treffen.
- 1 Stap 1: De tool aanvragen
- 2 Stap 2: De tool activeren
- 3 Stap 3: Bij de mensen die de tool mogen gebruiken aangeven dat dit het geval is
- 4 Stap 4: Instellen automatische actie (taak, workflow of niets) n.a.v. ontvangst formulier
- 5 Stap 5: Instellen sjabloon voor e-mail aan klant
- 6 Stap 6: Instellen AiDBS postbus via Tijdgebonden Servertaak
Stap 1: De tool aanvragen
Neem contact met ons op via A.i. Servicedesk om jouw bedrijf klaar te laten zetten voor de slimme formulieren tool
Stap 2: De tool activeren
Ga via je witte boekje naar je licentiegegevens en klik onderaan op "Licentie opvragen" en start daarna Assu® opnieuw op.
Stap 3: Bij de mensen die de tool mogen gebruiken aangeven dat dit het geval is
Als je gebruik maakt van de slimme formulieren tool moet je eenmalig via “Beheer - Gebruikers” per gebruiker aangeven dat de tool gebruikt mag worden:
Stap 4: Instellen automatische actie (taak, workflow of niets) n.a.v. ontvangst formulier
Je dient nu eenmalig via het witte boekje - "Koppelingen" - "Externe instellingen" je instellingen goed te zetten die ervoor zorgen dat er een taak, workflow of geen actie uitgevoerd wordt nadat je een getekend formulier ontvangen hebt.
Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het ‘witte boekje’.
Stap 2: Klik op de button ‘Koppelingen’.
Stap 3: Klik op de button ‘Externe Instellingen’.
Stap 4: Klik op het tabblad "Slimme formulieren":
Je hebt in dit scherm de mogelijkheid om automatisch een taak te laten maken of automatisch een workflow aan te laten maken op het moment dat er een formulier ontvangen wordt. Vink "Geen actie" aan als er niets hoeft te gebeuren.
Let op: om de actie aan de adviseur te koppelen moet je bij de adviseurs stamtabel in Assu® de adviseur aan de gebruiker koppelen.
De verschillende soorten acties die je in kunt richten:
Je kunt bij verschillende nazorg acties instellen welke acties er automatisch uitgevoerd gaan worden (taak, workflow of niets starten).
Nazorgactie: | Omschrijving: |
|---|---|
Adreswijziging: | Geen actie, een taak aanmaken, een workflow starten bij het doorgeven van een adreswijziging door de klant. |
E-mailadres wijziging: | Geen actie, een taak aanmaken, een workflow starten bij het doorgeven van een e-mailadres wijziging door de klant. |
Telefoonnummer wijziging: | Geen actie, een taak aanmaken, een workflow starten bij het doorgeven van een telefoonnummer wijziging door de klant. |
Kerncijfers wijziging: | Geen actie, een taak aanmaken, een workflow starten bij het doorgeven van een kerncijfers wijziging door de klant. |
SBI-code(s) wijziging: | Geen actie, een taak aanmaken, een workflow starten bij het doorgeven van een kerncijfers wijziging door de klant. |
Een taak aanmaken bij slimme formulieren:
Geef het taakonderwerp aan, hoeveel dagen na ontvangst de taak klaar moet zijn en wie de uitvoerder moet zijn (adviseur, gebruiker of gebruikersgroep)
Een Workflow starten bij slimme formulieren:
Geef de Workflow aan die moet gaan lopen bij ontvangst van een slim formulieren en wie de uitvoerder moet zijn (adviseur of gebruiker).
Lees hier hoe je een workflow aanmaakt voor slimme formulieren:
Let op: je kunt ook per vraag of vraaggroep aangeven of er een workflow of taak gestart moet worden. Hoe dit werkt leggen we je uit in onderstaande hoofdstukken:
Bij een vraag een workflow of taak starten: Aangeven dat je bij bepaalde vragen een taak of workflow wordt gestart in de Assu® slimme formulieren tool
Bij een vraaggroep een workflow of taak starten: Aangeven dat je bij bepaalde vraag groepen een taak of workflow wordt gestart in de Assu® slimme formulieren tool
Stap 5: Instellen sjabloon voor e-mail aan klant
Als je een slim formulier verzendt dan gaat er altijd een e-mail mee met daarop een link waarop jouw klant kan klikken om naar de site te gaan om het formulier te vullen. Dit sjabloon dien je eenmalig in te regelen.
Klik hier om naar de uitleg te gaan:
Stap 6: Instellen AiDBS postbus via Tijdgebonden Servertaak
De gegevens die gegenereerd worden na het tekenen van een slim formulier komen in de vorm van een document via AiDbs binnen in Assu®.
Controleer via een tijdgebonden servertaak of AiDBS postbus is ingeregeld:
Stap 1: Ga naar het witte boekje in Assu®
Stap 2: Klik op "Tijdgebonden servertaak"
Stap 3: Kijk bij de tijdgebonden servertaken of de AiDBS postbus hier tussen staat (AiDBSBerichtenOphalen):
Zo ja: dan is alles goed ingeregeld en kun je van start
Zo nee: maak een Tijdgebonden servertaak voor het ophalen van Ai DBS berichten (Assu®)
Aan de hand van de berichten worden er taken en/of workflows uitgezet door Assu ®. Dit gebeurt volledig automatisch als je in bovenstaande stap de instellingen goed ingeregeld hebt.
Ga nu verder met de voorbereidingen in de slimme formulieren tool:
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2632 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk