Voordat je met de slimme formulieren tool in Assu® aan de slag kunt gaan dien je een aantal voorbereidingen te treffen.

Stap 1: De tool aanvragen

Neem contact met ons op via A.i. Servicedesk om jouw bedrijf klaar te laten zetten voor de slimme formulieren tool

Stap 2: De tool activeren

Ga via je witte boekje naar je licentiegegevens en klik onderaan op "Licentie opvragen" en start daarna Assu® opnieuw op.

Stap 3: Instellen automatische actie (taak, workflow of niets) n.a.v. ontvangst formulier 

Je dient nu eenmalig via het witte boekje - "Koppelingen" - "Externe instellingen" je instellingen goed te zetten die ervoor zorgen dat er een taak, workflow of geen actie uitgevoerd wordt nadat je een getekend formulier ontvangen hebt.

Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het ‘witte boekje’.

Stap 2: Klik op de button ‘Koppelingen’.

Stap 3: Klik op de button ‘Externe Instellingen’.

Stap 4: Klik op het tabblad "Slimme formulieren":

Je hebt in dit scherm de mogelijkheid om automatisch een taak te laten maken of automatisch een workflow aan te laten maken op het moment dat er een formulier ontvangen wordt. Vink "Geen actie" aan als er niets hoeft te gebeuren.

Een taak aanmaken bij slimme formulieren:

Geef het taakonderwerp aan, hoeveel dagen na ontvangst de taak klaar moet zijn en wie de uitvoerder moet zijn (adviseur, gebruiker of gebruikersgroep)

Een Workflow starten bij slimme formulieren:

Geef de Workflow aan die moet gaan lopen bij ontvangst van een slim formuliern en wie de uitvoerder moet zijn (adviseur of gebruiker).

Lees hier hoe je een workflow aanmaakt voor slimme formulieren:

Stap 4: Instellen sjabloon voor e-mail aan klant

Als je een slim formulier verzendt dan gaat er altijd een e-mail mee met daarop een link waarop jouw klant kan klikken om naar de site te gaan om het formulier te vullen. Dit sjabloon dien je eenmalig in te regelen.

Klik hier om naar de uitleg te gaan: https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2419884190

Stap 5: Instellen AiDBS postbus via Tijdgebonden Servertaak

De gegevens die gegenereerd worden na het tekenen van een slim formulier komen in de vorm van een document via AiDbs binnen in Assu®. 

Controleer via tijdgebonden servertaak of AiDBS postbus is ingeregeld:

Stap 1: Ga naar het witte boekje in Assu®

Stap 2: Klik op "Tijdgebonden servertaak"

Stap 3: Kijk bij de tijdgebonden servertaken of de AiDBS postbus hier tussen staat:

• Zo ja: dan is alles goed ingeregeld en kun je van start

• Zo nee: maak een https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2431942667

Aan de hand van de berichten worden er taken en/of workflows uitgezet door Assu ®. Dit gebeurt volledig automatisch als je in bovenstaande stap de instellingen goed ingeregeld hebt.

Stap 6: Bepalen wie er wel of niet in de tool mogen komen

De laatste stapregel je via de gebruikers instellingen https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2404909071 (let op: je hebt hier beheer echten voor nodig). Zet een vinkje aan bij "Mag slimme formulieren gebruiken" voor de gebruikers die de tool mogen gebuiken.

Alles ingeregeld?