In dit hoofdstuk laten we je zien hoe je omgaat met digitale documenten en de bijbehorende documentbeschrijvingen.
Waar kan ik de documentbeschrijvingen invoeren in Assu®?
Stap 1: Ga links bovenin je scherm in Assu® via het witte boekje naar je instellingen.
Stap 2: Kies voor “Aplaza”.
Stap 3: Onder het tabje "Documentbeschrijvingen" kun je aangeven welke beschrijving het document moet krijgen.
Dit kan later van toepassing zijn indien je standaard een bijlage bij een factuur wilt toevoegen.
Aplaza documenten worden 1 maand bewaard in de database. Dit in verband met het feit dat de database anders te snel volloopt en zo voor een traag programma zorgt.
Dit gebeurt alleen achter de schermen dus je zult hier niets van merken. Documenten blijven gewoon te openen en niet verwerkte documenten blijven gewoon in de lijst staan.
Meer uitleg over dit scherm:
Criterium | Wat doet het? |
Documentsoort: | Hier kun je het soort document bepalen dat er gebruikt moet worden |
Proces Code | Hier geeft je aan voor welke proces code dit geldt |
Standaard beschrijving: | Hier geef je aan welke beschrijving het verwerkte document dient te krijgen. |
Toon in Appviseurs: | Als je gebruik maakt van Appviseurs en je wilt een document van een bepaalde soort laten tonen in Appviseurs na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten. |
Toon in Werklijst: | Als je gebruik maakt van de werklijst module en je wilt een document van een bepaalde soort laten tonen in de werklijst na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten. |
Appviseurs notificatie | Als je gebruik maakt van Appviseurs en je wilt een voor een document van een bepaalde soort een notificatie laten geven in Appviseurs na verwerking, dan dien je hier een vinkje te ztten. Let hierbij op dat je zowel bij "Toon in Appviseurs" als bij "Appviseurs notificatie" een vinkje dient te zetten! |
Overzicht van omschrijvingen:
In onderstaand overzicht zie je de beschrijvingen terug die als standaarden door Aplaza aangeleverd kunnen worden in de tabel "omschrijving". In de tabel "documentbeschrijving" staan de beschrijvingen die Assu® bij verwerking meegeeft aan dit document (Standaardbeschrijving)
Met deze beschrijvingen kun je in je documentenarchief een mappenstructuur aanleggen. Vul deze beschrijvingen ook in de stamtabellen. Controleer of ze er al staan zodat je geen dubbel werk uitvoert! De standaardbeschrijvingen waar je uit kunt kiezen zijn te beheren via de Stamtabellen-Algemeen-documentbeschrijvingen
Omschrijving (dit zijn de standaarden die Aplaza meelevert) | Documentbeschrijving (deze komt mee bij verwerking) |
(Kopie) Factuur klant | Facturen/herinneringen |
(Kopie) Verzekeringsbewijs | Overige |
(Kopie) Verzekeringsoverzicht | Polisblad |
(Pakket) Polis | Polisblad |
Aanbiedingsbrief | Maatschappijbrieven |
Aankoopnota | Facturen/herinneringen |
Aansprakelijkstelling | Schadestukken |
Aanvraag | Aanvragen |
Aanvullende informatie | Overige |
ADAS rapport (Advanced Driver Assistance Report) | Overige |
Administratief extra informatie | Overige |
Adviesbrief aan klant | Maatschappijbrieven |
Adviesrapport | Adviesrapport |
Akte van cessie | Overige |
Algemene voorwaarden | Voorwaarden |
ARBO Rapportage | Schadestukken |
Audatex calculatierapport | Schadestukken |
Betalingsherinnering | Facturen/herinneringen |
Bevestiging afkoop | Maatschappijbrieven |
Bevestiging arbeidsongeschiktheid | Maatschappijbrieven |
Bevestiging ontvangen contract aanvraag | Maatschappijbrieven |
Bevestiging ontvangen contract mutatie aanvraag | Aanvragen |
Bevestiging ontvangen premie aanvraag | Aanvragen |
Bevestiging ontvangen schademelding | Schadestukken |
Bevestiging schadevergoeding | Facturen/herinneringen |
Bevestiging sluiten schadedossier | Schadestukken |
Bevestiging vervallen aanvraag/mutatie | Aanvragen |
Bijzondere voorwaarden | Voorwaarden |
Boekingsnota | Boekingsstukken |
Borderel | Borderellen |
Brief | Maatschappijbrieven |
Brief acceptatiebevestiging | Maatschappijbrieven |
Brief adreswijziging | Maatschappijbrieven |
Brief afkoopwaarde | Maatschappijbrieven |
Brief afwijzing aanvraag | Aanvragen |
Brief betaalachterstand | Facturen/herinneringen |
Brief bevestiging uitkering | Schadestukken |
Brief conversie polisbestand | Maatschappijbrieven |
Brief incassowijziging | Maatschappijbrieven |
Brief jaarlijkse check | Maatschappijbrieven |
Brief m.b.t. beëindiging contract | Royementsverklaring |
Brief m.b.t. opschorting contract | Royementsverklaring |
Brief Model de Ruiter | Maatschappijbrieven |
Brief nieuwe rekening | Maatschappijbrieven |
Brief opvragen stukken | Schadestukken |
Brief overlijdensmelding | Maatschappijbrieven |
Brief premievrijmaking | Maatschappijbrieven |
Brief verhoogd risico | Maatschappijbrieven |
Brief verlenging contract | Maatschappijbrieven |
Brief voorwaarden- en/of premiewijziging | Maatschappijbrieven |
Brief vrijval kapitaal | Maatschappijbrieven |
Brief wijziging contractgegevens | Maatschappijbrieven |
Brief wijziging persoonlijke omstandigheden | Maatschappijbrieven |
BTW overzicht | Financieel |
Collectieve contractafspraken | Maatschappijbrieven |
Compensatiebrief | Maatschappijbrieven |
Conversiebestand polisgegevens | Maatschappijbrieven |
Correspondentiebatch | Overige |
Diensten overzicht | Overige |
Eerste aanmaning | Facturen/herinneringen |
Elektronische standaard brieven (ESB) | Maatschappijbrieven |
Expertiserapport | Schadestukken |
Fiscale opgave | Financieel |
Foto | Schadestukken |
Garantie verklaring | Schadestukken |
Getuigenverklaring | Schadestukken |
Gezondheidsverklaring | Overige |
Groene kaart | Groene kaart |
Herbouwwaardemeter | Waardemeter |
Inboedelwaardemeter | Waardemeter |
Internationaal Verzekeringscertificaat (boten) | Verzekeringscertificaat |
Intrekken machtiging voor inzage | Overige |
Inventarisatieoverzicht | Risico-inventarisaties |
Italië-certificaat (boten) | Verzekeringscertificaat |
Kopie (Pakket) Polis | Polisblad |
Kopie identiteitsbewijs | ID bewijzen |
Kopie verzekeringsbescheiden | Polisblad |
Kostenstructuur overzicht | Financieel |
Laatste kennisgeving | Facturen/herinneringen |
Laatste rappel keuringsrapport | Keuringsrapport |
Leeswijzer | Overige |
Machtiging voor inzage | Machtigingen |
Machtigingsformulier elektronisch wijzigen | Machtigingen |
Mailing, initiatief tussenpersoon | Overige |
Naverrekeningsaanhangsel | Naverrekeningsformulieren |
Naverrekeningsformulier | Naverrekeningsformulieren |
Naverrekeningsspecificatie | Naverrekeningsformulieren |
Offerte | Offertes |
Ontvangstbevestiging | Overige |
Opdrachtbon | Overige |
Opzegkaart | Royementsverklaring |
Opzegkaart ARBO dienst | Royementsverklaring |
Opzegkaart verzekering | Royementsverklaring |
Originele verzekeringsbescheiden | Polisblad |
Overzicht incasso status | Financieel |
Overzicht pensioenaanspraken | Pensioen |
Overzicht pensioenaanspraken per werknemer | Pensioen |
Pensioenkostenoverzicht | Pensioen |
Pensioenreglement | Pensioen |
Polis aanvraag-/mutatie bevestiging bericht (PMB) | Overige |
Polis Informatie Berichten (PBI) | Overige |
Polis prolongatie berichten (PPR) | Overige |
Polisaanhangsel, Clausuleblad | Voorwaarden |
Polisbescheiden | Polisblad |
Politie rapport | Schadestukken |
Premieberekening resultaat | Financieel |
Premieoverzicht/-specificatie | Financieel |
Preventiebrochure | Overige |
Privacy statement | Overige |
Proces verbaal | Schadestukken |
Prolongatie batch volmachten | Overige |
Prolongatie polisbescheiden | Overige |
Prolongatienota | Facturen/herinneringen |
Provisieoverzicht | Financieel |
Rappel keuringsrapport | Keuringsrapport |
Rappelbrief | Overige |
Reispas | Verekeringscertificaat |
Rekenblad | Financieel |
Rekening courant berichten (PRI) | Overige |
Rekening-courant | Rekening courant |
Rentespecificatie | Overige |
Royementsverklaring | Royementsverklaring |
Samenvatting calculatierapport | Schadestukken |
Schade aangifte | Schadestukken |
Schadespecificatie | Schadestukken |
SEPA incasso machtigingsformulier | SEPA mandaat |
Slotverklaring | Maatschappijbrieven |
Startbrief | Maatschappijbrieven |
Statusbericht | Maatschappijbrieven |
Toelichting | Maatschappijbrieven |
Tweede aanmaning | Facturen/herinneringen |
UBO verklaring | UBO |
Uitvoeringsovereenkomst | Maatschappijbrieven |
Vaststellingsovereenkomst | Overige |
Vergelijkingsoverzicht | Offertes |
Verzekeringskaart | Verzekeringscertificaat |
Verzoek tot uitbetaling schade | Schadestukken |
Volmacht prolongatie bericht | Financieel |
Voorlopige dekking | Maatschappijbrieven |
Voorstel | Offertes |
Voorwaarden | Voorwaarden |
Voorwaarden gebruik werkgeversportal | Voorwaarden |
Waardecoupon | Overige |
Welkomstbrief aan intermediair | Maatschappijbrieven |
Werknemersoverzicht | Overige |
Wettelijke wijziging | Overige |
WGA ERD formulier | Schadestukken |
Winstbrief | Maatschappijbrieven |
Hoe kan ik achterhalen onder welke documentbeschrijving de maatschappij een bepaald document heeft aangeleverd?
We pakken hier even een voorbeeld van een brief met omschrijving de brief met polisnummer 5149438662 (5149438662_Brief acceptatiebevestiging.PDF)
De documentbeschrijving is opgenomen in de bestandsnaam van de PDF. Het document is aangeleverd met de soort "Brief acceptatiebevestiging", wat overeenkomt met AFD-code 63 uit de AFD-codelijst ADNBYL.
De documentnaam bestaat uit het patroon Polisnummer_omschrijving van 'bijlage soort', gebaseerd op de SIVI AFD-code 1.
Let op: Als er een koppeling is geconfigureerd in de Aplaza-instellingen om de omschrijving van een document aan te passen naar een beschrijving uit de stamtabellen, wordt de oorspronkelijke AFD-code waarde overschreven door deze nieuwe documentbeschrijving uit de stamtabellen.
