Onder tabblad "Documenten" vind je een drietal instellingen die betrekking hebben op documenten:
1: Documenten Manager Instellingen:
Voordat je aan de slag gaat met de documentenmanager, moet je eerst via het witte boekje naar de algemene instellingen voor de documenten gaan. Daar geef je vervolgens aan bij het kopje “Documentenmanager” waar in jouw bedrijf de documenten zich bevinden (zie voorbeeld hierboven).
2: Documentenarchief Instellingen:
Als je de algemene instellingen voor je documentenarchief in wilt richten ga dan als volgt te werk:
Stap 1: Ga via het witte boekje naar "Instellingen"
Stap 2: Ga naar tabblad "Documenten" en geef hier bij het documenten archief gedeelte aan waar de centrale map zich bevindt. (zie afbeelding hierboven)
Je kunt hier aangeven of je het documentenarchief volledig wilt laten tonen in de tegel van het product. Als je hier een vinkje zet en je gaat bijvoorbeeld naar een dossier van een relatie die documenten heeft die betrekking hebben op een polis dan zul je zien dat deze documenten zowel in het docarchief van de relatie als in het docarchief van de polis te zien zijn.
Tevens kun je hier aangeven vanaf welk jaar je het docarchief wilt laten zien.
Met de laatste optie kun je een centrale map aangeven op je pc of netwerk waar je de informatie van het docacrhief op wilt laten slaan.
Tenslotte heb je hier een drietal opties voor het tonen van het documenten in het documentenarchief. Het gaat hierbij om de verschillende niveaus (relatiekaart, poliskaart, schadekaart etc):
Alleen huidig niveau tonen: | Toont standaard alleen de documenten van het huidige niveau. Zo worden bijvoorbeeld in het docarchief van een relatie alleen de relatiedocumenten getoond en niet de documenten van de gekoppelde producten |
Alle onderliggende niveaus tonen: | Toont standaard alle documenten van alle onderliggende niveaus. Dit betekent bijvoorbeeld dat op een relatiekaart alle documenten getoond worden die met de relatie te maken hebben en ook die van de gekoppelde producten (polissen, schades, hypotheken etc. Op een poliskaart worden bijvoorbeeld de polisdocumenten getoond, maar ook de documenten van de schades die aan een bepaalde polis hangen. |
Altijd het volledige dossier tonen: | Deze optie toont standaard alles. Het maakt dus niet uit waar je het docacrhief opent, alle documenten worden getoond (polissen, schades, hypotheken etc) |
Meer over het documentenarchief: De documenten tegel of documentenarchief in Assu®
3: Documenten openen door middel van editors:
Als je geen gebruik maakt van Office en je wilt toch de bijlages van de verschillende Office programma's (Word, Excel, PDF) kunnen openen in bijvoorbeeld je AssuMailbox dan kun je dit als volgt aangeven.
Stap 1: Ga via het witte boekje naar "Instellingen"
Stap 2: Ga via "Algemeen" naar tabblad "Dcoumenten" en zet onderin het scherm een vinkje bij "Word, Excel en PDF openen met Assu" (zie afbeelding hierboven).