Onder het tabblad Factuurbijlagen kun je allerlei informatie kwijt die te maken heeft met het instellen van de bijlage die meegesturd kan worden met de factuur.
We bespreken de volgende opties:
Welke documentbeschrijvingen wil je meesturen?
Je kunt per Factuurtype aangeven welke documentbeschrijvingen er als bijlage meegestuurd moeten worden tijdens het verzenden van een factuur. selecteer in de eerste kolom het factuurtype gevolgd door de documentbeschrijvingen in de tweede kolom (bijvoorbeeld bij een factuur van het type Schade wordt standaard een SAF als bijlage meegestuurd).
Wanneer moet er iets meegestuurd worden?
Door een vinkje te ztten bij “Alleen bij contractexpiratie” of “Alleen bij hoofdvervaldata” kun je aangeven dat je alleen dan een bijlage mee wilt sturen. Laat je deze velden leeg dan gaat de bijlage altijd mee.
Documenten op pakketonderdelen
Ook kun je een vinkje zetten als je wilt dat er bij het verzenden van facturen vanuit een pakketpolis ook de documenten vanuit de onderdelen meegestuurd worden als ze voldoen aan de documentbeschijving die je bij de algemene instellingen inregelt.
Maximaal aantal maanden
In de 1 na laatste kolom kun je aangeven hoeveel maanden oud een document maximaal mag zijn om meegestuurd te worden als factuurbijlage.
Factuur via…
In de laatste kolom kun je aangeven of de factuurbijlage meegestuurd moet worden:
per post: de factuurbijlage gaat alleen mee per post
per email: de factuurbijlage gaat alleen mee per email
beiden: bij zowel post als email gaat er een factuurbijlage mee
In bovenstaand voorbeeld zie je bijvoorbeeld dat er bij de algemene facturen voor 2 soorten documenten (facturen en groene kaarten) bij facturen vanuit pakketpolissen ook deze documenten meegestuurd moeten worden die bij de betreffende onderdelen horen.
Zelf bepalen wanneer er een bijlage meegestuurd wordt:
Optie 1: Als je geen vinkjes achter de documentbeschrijving zet gaat er ALTIJD een bijlage mee met de factuur.
Optie 2: "Alleen bij contractexpiratie" betekent iedere keer als de polis expireert zal er een bijlage meegestuurd worden.
Optie 3: "Alleen bij hoofdvervaldatum" betekent dat er 1 keer per jaar een bijlage meegestuurd wordt. (dit wordt gebaseerd op de maand van de ingangsdatum van de polis; bijvoorbeeld bij een polis die ingaat op 25 februari van 2018 zal de factuur van februari 2019 een bijlage krijgen en die van maart niet).
Zet onderaan het scherm een vinkje bij "voor facturen per post ook de bijlages afdrukken" als er bij facturen die per post gaan ook bijlages meegestuurd moeten worden.
In de bestandsnaam van de bijlage ook het polisnummer vermelden
Als je in de bestandsnaam van de bijlage ook het polisnummer wilt vermelden (dit geldt uiteraard alleen voor bijlages die met polissen te maken hebben), zet dan een vinkje bij "Polisnummer toevoeen aan bijlage bestandnamen". Zo kun je bijvoorbeeld bij verzamelnota's die meerdere polissen bevatten alle polisnummers zien.
De bijlage is terug te zien in het documentenarchief met de eigen benaming en daarachter het nummer van de polis.
Factuurtype:
Bij Factuurtype heb je de keuze uit een groot aantal types facturen:
Deze kun je met de juiste rechten zelf inregelen via de Stamtabellen Algemeen (Assu®) Factuurtypes:
Documentbeschrijvingen:
Onder "Documentbeschrijvingen" heb je de keuze uit een groot aantal documentbeschrijvingen die je zelf in kunt regelen via Stamtabellen Algemeen (Assu®) Documentbeschrijvingen:
