Als je de instellingen voor je herinneringen/aanmaningen/maatschappij brieven goed ingericht hebt ( zie hoofdstuk Inregelen herinneringen en aanmaningen in Assu® ) dan kun je de herinneringen uit gaan draaien.
Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Stap 1: Om de herinneringen, aanmaningen en maatschappij brieven op te halen dien je via het tabblad ‘Financieel/ADN’ klikken op de button ‘Herinneringen’.
De lijst wordt getoond:
In deze lijst zie je per klant alle facturen die te lang open staan.
De facturen in dit overzicht zijn verdeeld over:
herinneringen (als factuur het aantal dagen bereikt heeft wat eerder ingesteld is bij de instellingen: Inregelen herinneringen en aanmaningen in Assu®
aanmaningen (de aanmaning komt na de herinnering als het aantal dagen bereikt is wat bij de instellingen ingevuld is) Inregelen herinneringen en aanmaningen in Assu®
brief aan maatschappij (komt na herinnering en aanmaning: er komt een brief aan de maatschappij uit het systeem waarin aan de maatschappij gevraagd wordt het incasso risico over te nemen omdat het geld niet binnenkomt. Deze brieven worden pe rmaatschappij verzonden).
Facturen die niks met een maatschappij te maken hebben krijgen alleen een herinnering en een aanmaning, geen maatschappijbrief.
Stap 2: In het herinneringen scherm kun je bovenaan aangeven hoeveel dagen ze open moeten staan om in het overzicht te komen (in bovenstaand voorbeeld wordt alles getoond t/m 75 dagen open).
Klik op de blauwe pijltjes om het resultaat te verkrijgen.
Bij "Toon alleen facturen met type" kunt u aangeven welke types facturen je wilt zien (abonnement, algemeen, schade et cetera).
Stap 3: Je kunt nu de herinneringen gaan printen:
Je hebt de keuze uit de 3 bovenstaande opties, waarbij je de herinneringen eerst kunt bekijken door middel van een afdrukvoorbeeld, 1 geselecteerde herinnering afdrukken of alle herinneringen in 1 keer afdrukken.
Hier houdt Assu® rekening met het communicatieprofiel op de relatiekaart!! Het communicatieprofiel van de relatie in Assu®
Indien daar aangegeven bij "Factuur verzending" staat dat de klanten de factuur per post willen ontvangen worden de herinneringen geprint.
Indien je hier hebt aangegeven dat de klanten de factuur per e-mail willen ontvangen kun je een sjabloon selecteren en wordt de herinneringen per mail verzonden.
Hoe je de vervalperiode na de factuurdatum kunt inregelen kun je hier lezen: Inregelen herinneringen en aanmaningen in Assu®
Een factuur met wachtcode wordt niet zichtbaar in het overzicht van de herinneringen, aanmaningen en brief maatschappijen.
Wanneer de wachtcode verwijderd wordt van de factuur dan komt deze in aanmerking voor de instellingen.
Een voorbeeldje van een factuur met wachtcode die niet getoond wordt in het herinneringenoverzicht wordt hieronder uitgewerkt:
Zonder de wachtcode wordt deze groen gemarkeerde factuur uit onderstaand overzicht wel getoond.
De factuur in kwestie wordt nu voorzien van een wachtcode:
Als je nogmaals het herinneringen overzicht draait dan zie je dat de factuur nu niet meer zichtbaar is in het overzicht:
Voor de uitleg van de knop "Layouts laden en opslaan" zie het hoofdstuk Schermlayout Assu® vastleggen