In het documentenarchief kun je zien dat al je documenten een beschrijving hebben.
Deze beschrijvingen kun je instellen via "Stamtabellen - Algemeen - Documentbeschrijvingen".
Je krijgt dan onderstaand scherm te zien waarin je de documentomschrijvingen kunt beheren:
In dit scherm heb je de volgende mogelijkheden:
Een documentomschrijving toevoegen:
Als je op het groene plusje klikt krijg je een nieuw scherm te zien waarin je een aantal instellingen in kunt voeren die te maken hebben met de omschrijving:
Omschrijving: | Dit is een verplicht veld. Hierin vul je de omschrijving in die je later kunt selecteren als je een document in het docarchief sleept/importeert. |
Gebruikers**: | Hierin kun je de gebruiker(s) aangeven die een document met de opgegeven beschrijving mag openen. |
Gebruikersgroepen: | Hierin kun je de gebruikersgroep(en) aangeven die een document met de opgegeven beschrijving mag openen. |
Aantal maanden: | In het kader van de AVG wetgeving kun je hier aangeven hoeveel maanden een document met de opgegeven beschrijving bewaard moet blijven in het docarchief. (zet rechts eerst een vinkje). |
Klik op 'Opslaan' om de gegevens op te slaan.
Een documentomschrijving aanpassen:
Als je op het gele potloodje klikt nadat je een bepaalde omschrijving geselecteerd hebt dan krijg je bovenstaand scherm te zien en kun je wijzigingen aanbrengen in de diverse velden.
Een documentomschrijving verwijderen:
Als je op de rode knop klikt nadat ju een bepaalde omschrijving geselecteerd hebt dan kun je deze verwijderen.
Instellingen doorvoeren op bestaande documenten:
Als j op het blauwe pijltje klikt nadat je een documentomschrijving geselecteerd hebt kun de instellingen van dat documentomschrijving doorvoeren naar die van de andere documentomschrijvingen.
Voor meer informatie over gebruikers en gebruikersgroepen zie de hoofdstukken 'gebruikers aanmaken/bewerken/verwijderen' en 'gebruikersgroepen'.
Voor het wijzigen van document namen en beschrijvingen die je via je 'digitale berichten' ontvangt verwijzen wij je door naar dit hoofdstuk:
Aplaza instellingen in Assu® (automatisch verwerken van digitale documenten instellen).