Als je een RC controle uit wilt voeren volg dan de onderstaande stappen:
Stap 1: Ga via tabblad 'Financieel/ADN' naar 'RC Maatschappij'
Stap 2: Kies in het volgende scherm de juiste maand/jaar en klik op de 2 blauwe pijltjes. Selecteer in dit scherm ook de juiste maatschappij gevolgd door 'Zoeken'.
Let op dat je alle maatschappijen aanvinkt die bij elkaar horen!
Als je gebruik maakt van Exact Online kan er een melding komen dat je inloggegevens in moet vullen van Exact Online. Vul deze in en je kunt weer verder gaan.
Wacht even totdat het systeem uitgerekend is en je krijgt nu een overzicht met diverse RC boekingen in de opgegeven periode:
Stap 3: Controleer nu aan de hand van het papieren overzicht van de maatschappij allereerst de letters A tot en met D uit bovenstaand RC maatschappij scherm:
A: controleer of het saldo van de vorige periode goed is. (Dit beginsaldo komt uit je boekhoudpakket.)
Als dit niet het geval is en je hebt een boekhoudkoppeling dan dien je in je boekhoudpakket zelf de correcties door te voeren zodat het beginsaldo klopt aan het begin van de RC controle.
Als je gebruikt maak van Feniks dan moet je voor de maand ervoor de Assu Feniks controle draaien en waar nodig zelf de correcties doorvoeren in Feniks.
Maak je gebruik van Snelstart en zie je hier niets staan onderaan het scherm? Controleer dan eerst in Snelstart of het oude boekjaar afgesloten is!!
B: Als het beginsaldo goed is kijk je of het eindsaldo overeenkomt met de papieren versie. Als dat zo is kun je de RC definitief maken: RC maatschappij defintief maken in Assu® Is dat niet het geval dan moet je uit gaan zoeken waar de afwijkingen zitten en deze gaan corrigeren. Werk hierbij volgens het onderstaande schema.
C: Als je net een conversie achter de rug hebt en dus net met Assu® gestart bent ergens halverwege het jaar dan dien je nadat de eerste maand die volledig in Assu® gedaan is de juiste maand te gaan controleren. Als deze maand niet juist is moet het verschil tussen het bedrag in Assu® en dat op het borderel op de maatschappijkaart ingevuld worden.
Doe dit op de maatschappijkaart onder tabblad "Extra instellingen" De maatschappijkaart en POR codes in Assu® in het veld "beginsaldo provisie". Vul hier het verschil en het jaar in. Dit blijft hier gewoon staan ook al zit je al een jaar verder maar doet verder niets in de toekomst. Hoe dit eruit ziet kun je bekijken op: De maatschappijkaart en POR codes in Assu®
D: Afdracht: het bedrag bij "afdracht" wordt zichtbaar als de omschrijving van de boekingsregel in de boekhouding de tekst *RC* bevat. Staat dit er niet in dan komt hier ook geen bedrag te staan.
Wellicht ten overvloedde: een negatieve afdracht is geld wat betaald is aan de maatschappij. Een positieve afdracht is ontvangen van de maatschappij.
Als de bedragen bij A t/m C goed staan dan kun je de RC defintief gaan maken. Hoe dat werkt kun je lezenop: RC maatschappij defintief maken in Assu®
Als er maatschappijen zijn die meerdere RC nummers hebben dan dien je deze voor een correcte RC controle bij elkaar op te tellen!
Een andere mogelijkheid is om deze maatschappijen los aan te leggen met ieder hun eigen grootboek nummer voor de RC maar dat is veel werk.
Als er toch nog een verschil is dan dien je een aantal andere controles door te gaan voeren die hieronder uitgelegd worden:
Het handigste is als je eerst de papieren versie gaat vergelijken met wat er in Assu® staat en daarna (als er dan nog afwijkingen overblijven) andersom (dus van Assu® naar de papieren versie).
Stap 1: Zet het RC maatschappij scherm open en zet het filter "Boeking type" open bovenaan het overzicht. Je doet dit door deze kolom op te pakken en naar links te slepen zoals je in onderstaand voorbeeld kunt zien:
Stap 2: Zet hierna de regels "open" in je scherm door op het driehoekje voor de regel te klikken en ga de bedragen in de kolom 'RC Bedrag' controleren. Zoals je hierboven ook kunt zien. Hierdoor kun je de verschillende soorten boekingen gemakkelijker herkennen:
Zo zijn er bijvoorbeeld boekingen van het type "Algemene factuur", "Mutatie", "Schadefactuur" en "Prolongatie".
Boekingen van het soort "Prolongatie" dien je aan de hand van het prolongatieborderel regel voor regel te gaan controleren.
De controle zelf kun je gaan doen aan de hand van onderstaand schema. Dit schema is opgedeeld in 2 delen:
1: een boeking staat wel op de papieren RC maar niet in Assu®: volg het oranje deel
2: een boeking staat niet op de papieren RC maar wel in Assu®: volg het blauwe deel
Bepaal vervolgens of het over een polis of een schade gaat. Hierna kun je door middel van te klikken op de hoofdstukjes die onder de schade en polis staan een uitleg krijgen van de genoemde controle stappen.
Als je voor een boeking op een polis gaat zoeken en het betreft een pakketpolis dan dien je op pakketpolisniveau te gaan zoeken en niet op onderdeelniveau.
Een interactieve webversie van dit schema kun je vinden door op onderstaande knop te klikken:
Als alles klopt dan kun je de RC maatschappij defintief maken in Assu®
Klik hiervoor op onderstaand gemarkeerde knop en wacht totdat je systeem klaar is (kan soms lang duren).
Als de RC definitief gemaakt is wordt er gelijk een PDF aangemaakt met de gegevens van het moment erop dat de RC definitief gemaakt is. Dit is voor jou een bewijs dat hij goed is. De laatste keer dat de RC gesloten is wordt onthouden.
Als de RC eenmaal definitief gemaakt is kan niemand meer boekingen doen in de afgesloten periode. Dit kan alleen door de RC weer open te zetten: RC openen / deblokkeren in Assu®
Voor Feniks klanten geldt: klik op RC Assu-Feniks controle. De eventuele afwijkingen worden dan getoond en dien je zelf aan te passen in Feniks.
Het Assu® Feniks tooltje geeft afwijkingen aan tussen de RC van Assu® en de grootboeken van Feniks. De meldingen die daar naar boven komen geven aan dat er iets in Feniks geboekt is wat niet in Assu® geboekt is of iets wat dubbel geboekt is.
