Assu® stelt je in staat om incasso en excasso bestanden aan te maken die je vervolgens kunt inlezen in je online bankomgeving om je bank in- en excasso-opdrachten te geven.
Voor deze functionaliteit heb je de module ‘Financieel’ nodig.
Neem voor meer informatie over de beschikbare modules van Assu® contact op met je accountmanager of onze helpdesk.
Stap 1: Klik in de cockpit van Assu® op het tabblad ‘Financieel/ADN’ en vervolgens op ‘In-Excasso’.
Stap 2: Je krijgt nu het venster ‘Incasso en Excasso aanmaken’-venster te zien.
Vul in dit scherm de volgende velden:
Vul overzicht met: | Kies incasso of excasso bestand. |
Type facturen: | In deze lijst kun je de type facturen selecteren die ujewilt zien in je in- of excassobatch. |
Datum: | Met deze twee velden kies je de periode waarbinnen de vervaldata van de te in- of excasseren facturen vallen. |
Indien de vervaldatum van de factuur 1 september betreft en deze factuur moet wel geincasseerd worden dient de datum tot 1 september gezet te worden. | |
Indien de vervaldatum van de factuur 1 september betreft en deze factuur moet niet geincasseerd worden dient de datum tot 31 augustus gezet te worden. |
Door op een factuurnummer te klikken kun je de betreffende factuur bekijken.
Het kan zijn dat het overzicht leeg blijft. In dat geval dien je dit te doen: Gebruikte / geopende facturen vrijgeven in Assu®
Vervolgens klik je op "Filter overzicht" en ga je verder met stap 3.
Stap 3: Je krijgt nu een lijst van facturen die klaar staan voor de in- of excasso-opdracht.
Deze facturen voldoen aan de volgende criteria:
Het openstaand saldo voldoet aan het veld ‘Vul overzicht met’ uit stap 2. Dwz. Wanneer een factuur een positief openstaand saldo heeft hij getoond wordt voor incasso en bij een negatief saldo de factuur getoond wordt voor excasso.
Het type factuur voldoet aan het veld ‘Type facturen’ uit stap 2.
De vervaldatum van de factuur valt in de periode die je hebt bepaald in stap 2.
De incassowijze van de factuur is of ‘Eigen incasso obv automatische incasso’ of ‘Verzamelnota obv automatische incasso’ (LET OP: Dit is alleen bij de incasso’s).
De factuur bevat een incassorekening. (IBAN) (als dat niet het geval is moet dit eerst aangelegd worden op de klantenkaart en daarna op de bijbehorende polis(sen).
De factuur mag geen wachtcode hebben. Een wachtcode aan een factuur hangen in Assu®
De factuur is niet eerder geincasseerd of is eerder gestorneerd en opnieuw vrijgegeven.
De factuur valt niet in een betalingsregeling/RC positie. Betalingsregeling of RC positie in Assu®
Stap 4: Je vinkt de facturen aan die je wilt in- of excasseren. Door de checkbox boven de lijst aan te vinken, vink je in één alle facturen in de lijst aan.
Onderin het scherm zie je "max. transacties", "max. totaalbedrag" en max. bedrag per regel". Deze waardes kun je onder de boekhoudinstellingen in het witte boekje instellen. Algemene instellingen tabblad Financieel
Als je boven het ingestelde maximum totaal incassobedrag of boven het maximum aantal transactie regels komt dan maakt Assu® zelf meerdere batches aan.
Komt je boven het maximum bedrag per regel dan volgt er een melding dat de regels uitgesloten worden van incasso.
Stap 5: Wanneer je een incasso-opdracht wilt maken klikt u op ‘Maak Incassobatch’.
Wanneer je een excasso-opdracht wilt maken klik je op ‘Maak Excassobatch’.
Mochten er fouten in de batch zitten dan worden die door middel van een los venster getoond:
Als een relatie per ongeluk vanuit een oude versie een getekende mandaat datum in de toekomst heeft dan krijg je hierover een waarschuwing in dit scherm.
Fouten die in dit scherm aangegeven worden dienen eerst gecorrigeerd te worden voordat je verder kunt met de incassobatch.
Je kunt dit overzicht opslaan of de inhoud kopiëren en ergens anders plakken om het na te lezen.
Je krijgt nu de keuze wat je met de foutieve regels wilt doen.
We raden je aan eerst alle meldingen op te lossen voordat je verder gaat met het aanmaken van de SEPA batch
Stap 6: Je kunt nu specificeren waar je de In- of Excassobestanden wilt opslaan.
Als je geen boekhoudkoppeling hebt met een extern pakket vink dan "betaald" aan om de facturen automatisch op "betaald" te laten zetten.
Heb je wel een koppeling met een extern boekhoudpakket (bijvoorbeeld Exact Online) dan zet het boekhoudpakket ze zelf op betaald tijdens de synchronisatie. (synchroniseren met uw boekhoudpakket kun je doen ondertabblad Financieel/ADN door middel van de synchronisatieknop die bij je boekhoudpakket hoort).
De betaalde facturen worden in een dagboek memoriaal weggeboekt met als tegenrekening een tussenrekening voor incasso's. Zodra het geld ontvangen wordt op de bank moet dit ook weer afgeboekt worden op deze tussenrekening incasso's waarmee de boekhouding kloppend is.
Storneert de relatie daarna alsnog de factuur dan dien je deze weer open te zetten
Klik op Opslaan na het aangeven van de lokatie.
Klik op OK om de SEPA te starten.
Stap 7: geef aan of de facturen gelijk weggeboekt moeten worden.
Stap 8: Hierna kun je de door Assu® gemaakte bestanden inlezen in je online bankomgeving. (de eerder opgegeven lokatie is via de windows verkenner weer terug te vinden).
Na het selecteren van de facturen voor de batch krijg je eerst nog de vraag waar je de lokatie van het bestand wilt neerzetten. Je kunt hier ook een standaard lokatie aangeven. Standaard lokatie SEPA bestanden instellen in Assu®
Als je bij je boekhoudinstellingen onder tabblad "Algemeen" opgegeven hebt dat de SEPA batch automatisch gesynchroniseerd dient te worden zullen de facturen automatisch op betaald gezet worden en de batch automatisch gemaakt worden.
Heb je dit niet gedaan of wil je dit liever zelf kunnen bepalen? Lees dan hier verder hoe je de batch handmatig synchroniseert. Handmatig SEPA batch synchroniseren met je administratie (Assu®)