Het is mogelijk om door middel van een tijdgebonden servertaak de polisbescheiden slechts 1x per jaar automatisch met een mail naar je klant te sturen in plaats van dat hij telkens met de prolongatietermijn als factuurbijlage meekomt waardoor de klant onnodig veel stukken ontvangt.
In onderstaand voorbeeld gaan we er even van uit dat er voorheen bij iedere prolongatiefactuur een factuurbijlage met de documentbeschrijving 'polisblad' zat. Het systeem gaat voor de tijdgebonden servertaak in het docarchief van de polis kijken of er zo'n document aanwezig is. En als dat het geval is dan wordt er als de vervaldatum 1 termijn na de hoofdvervaldatum is automatisch een mail naar de klant gestuurd met het sjabloon 'poliswijzigingsbescheiden'.
Ga hiervoor als volgt te werk:
Stap 1: Ga in de cockpit naar het witte boekje en klik op 'Tijdgebonden servertaken' en 'Tijdgebonden servertaken'.
Stap 2: Klik op 'Tijdgebonden taak toevoegen' in het volgende scherm.
Stap 3: Geef de taak ee benaming en omschrijving en klik op 'Design'.
Stap 4: Selecteer in het linker gedeelte van het nieuwe scherm 'StuurDocumentenOpHoofdvervaldatum' door er met de linkermuisknop op te klikken....
Stap 5: Houd de linkermuisknop vast en sleep de gemarkeerde regel naar rechts en laat hem daar los onder de groene 'Start' knop...
Stap 6: klik met de linker muisknop de de groene start knop zodat er een geel kader met grijze blokjes omheen komt te staan en trek vanuit 1 van die grijze blokjes een pijl naar beneden naar 'StuurDocumentenOpHoofdvervaldatum'. De pijl komt vast te staan als hij een grijs blokje van het kader raakt van 'StuurDocumentenOpHoofdvervaldatum'.
Als je dat gedaan hebt zie je dat er een rood uitroepteken in het scherm komt te staan. Dat betekent dat er nog een paar extra acties gedaan moeten worden:
In dit geval moeten rechts in het scherm de documentbeschrijving en het sjabloon bepaald worden wat er straks automatisch naar de klant gestuurd gaat worden.
Dit zijn je eigen persoonlijke keuzes in je systeem dus die kunnen anders zijn dan in onderstaand voorbeeld!
Achter 'Documentbeschrijvingen' moet de beschrijving komen te staan van het document wat er nu als factuurbijlage naar de klant gaat.
Achter 'SjabloonNaam' moet de naam komen te staan van het sjabloon wat er naar de klant gaat. (dit moet u zelf onder sjablonen aanmaken!)
Beiden zijn in te vullen door op de 3 puntjes in het blokje erachter te klikken en in het scherm wat daarna komt moet tussen aanhalingstekens de omschrijving getypt worden.
Klik op OK als ze ingevuld zijn.
Stap 7: Klik op het rode kruisje rechts bovenin het scherm en op 'Ja' om de wijzigingen op te slaan.
Stap 8: Klik op 'Opslaan'.
De nieuw aangemaakte tijdgebonden taak staat nu onderin je scherm toegevoegd.
Sluit dit scherm door op het rode kruisje te klikken rechs bovenaan.
Stap 9: Ga nu weer via het witte boekje naar 'Tijdgebonden servertaken' en kies ditmaal voor 'Tijdgebonden servertaak triggers'.
Stap 10: richt hier een trigger in die ervoor zorgt dat deze actie wekelijks (of maandelijks) op een bepaalde tijd gaat draaien.
Kies voor 'Trigger toevoegen'
Stap 11: vul de gegevens van de trigger in en klik op 'Opslaan'.
Hij is nu toegevoegd en kan gebruikt gaan worden:
Stap 12: Ga weer in de cockpit naar het witte boekje en klik op 'Tijdgebonden servertaken' en 'Tijdgebonden servertaken'.
Stap 13: selecteer de eerder aangemaakte tijdgebonden servertaak voor deze servertaak en kies 'Trigger toevoegen'.
Stap 14: selceteer de wekelijkse trigger en klik 'Gebruiken'. De trigger is nu aan de tijdgebonden servertaak gekoppeld.
Nu zal deze actie automatisch iedere week om 05.00 uitgevoerd worden door het systeem.
Wat doet deze servertaak nu precies?
Hij kijkt of er op polisniveau in het docarchief een document met de naam polisblad aanwezig is. Is dat het geval dan kijkt hij ernaar of de polis een vervaldatum heeft die 1 periode na de hoofdvervaldatum staat. (in onderstaand voorbeeld een polis die per maand prolongeert).
Als dat het geval is wordt er automatisch een mail naar de klant gestuurd met het sjabloon 'poliswijzigingsbescheiden'.
De klant krijgt nu maandelijks zijn factuur en wanneer het nodig is zijn polisbescheiden.
