Als je je aangeleverde digitale documenten handmatig wilt gaan verwerken dien je onderstaande stappen te volgen:
Stap 1: Digitale berichten die via Aplaza aangeleverd zijn zijn op te halen via het algemene gedeelte van het lint in de cockpit: tabblad "Algemeen" - "Digitale documenten":
Stap 2: In het scherm dat volgt (Digitale documenten) zie je de berichten/documenten die niet geselecteerd zijn voor de automatische verwerking:
Je kunt in dit overzicht ook SKP documenten ophalen en verwerken.
Stap 3: Je hebt vanuit het lint de volgende mogelijkheden:
Document tonen:
Om een bericht te openen selecteer je het bericht en klik je op "Toon document". Je krijgt dan de inhoud van het geselecteerde document te zien.
Polis tonen:
Als de relatie en de polis bekend zijn (document is gekoppeld) en je wilt voor een bepaald document de bijbehorende polis tonen, dan doe je dat door op de knop "toon polis" te klikken. deze knop is dan ook niet langer grijs:
De betreffende poliskaart zal nu getoond worden.
Document koppelen:
Om een bericht te koppelen selecteert je het bericht en klik je op "Koppel document".
Je krijgt vervolgens een scherm te zien waar je kunt kiezen aan welke relatie en/of aan welk product je het betreffende bericht wilt koppelen:
Als je op product wilt gaan koppelen kan er bij het koppelen van digitale documenten meteen gezocht worden op een productnummer zonder eerst op relatie te hoeven zoeken. Indien er bij het digitale document een nummer is aangeleverd door de maatschappij zal dat nummer automatisch ingevuld worden in het zoekveld.
Document verwerken:
Om een bericht te verwerken selecteer je het bericht en klikt u op "Verwerk document".
Het bericht wordt automatisch door het systeem gekoppeld en verwerkt in het docarchief. Na de koppeling verdwijnt het bericht uit het overzicht.
Als het bericht niet gekoppeld kan worden omdat bijvoorbeeld het polisnummer niet bekend is in het systeem krijg je daar een foutmelding van:
Document koppelen en verwerken:
Let op: bij het gebruiken van deze functionaliteit komt het document NIET in de werklijst terecht. Wil je het document WEL op de werklijst laten tonen? Dan dient het document enkel gekoppeld te worden.
Om een bericht te koppelen en gelijk te verwerken selecteer je het bericht en klikt u op "Koppel en verwerk document":
Selecteer de regel die je wilt gaan koppelen en geef in het volgende scherm aan voor welke relatie en welk product het bericht gekoppeld dient te worden.
Onder tabblad 'Zoek maatschappij' kun je op maatschappij zoeken.
Nadat je op OK hebt geklikt wordt het bericht verwerkt en kun je het bericht terugvinden in de documententegel van het opgegeven product.
Hier kun je ook zien wie de medewerker is die het bericht opgehaald heeft door de regel naar achteren te scrollen.
Bij het verwerken van een ongekoppeld digitaal document en er is tussen het binnenkomen en verwerken van het document bijvoorbeeld door een nieuw contract bericht een polis aangemaakt, dan wordt bij het selecteren van de relatie de polis geel gearceerd zoals dit ook gebeurt voor het verwerken van ADN berichten.
Let op bij schadedocumenten
In onderstaand voorbeeld laten we zien hoe een digitaal document genaamd "schadespecificatie" opgehaald wordt en gekoppeld wordt.
Bij schades moet altijd eerst de polis geselecteerd worden omdat er meestal geen schadenummer meegestuurd wordt in de correspondentie en het systeem de schade niet automatisch kan herkennen. Je kunt het document dan later overhevelen naar de juiste schade.
Het schadedocument is dan ook terug te vinden onder het docarchief van de polis na de koppeling:
Document verwijderen:
Om een bericht te verwijderen selecteer je het bericht en klikt u op "Verwijder document":
Klik op "Ja" als je zeker bent en het document zal uit de lijst verdwijnen.
Document opnieuw koppelen:
Om een bericht opnieuw te koppelen selecteer je het bericht en klik je op "Koppel documenten opnieuw"
Je krijgt hier de volgende vraag:
Selecteer wat van toepassing is en ga verder met koppelen.
Let op: deze mogelijkheid kun je door middel van gebruikersrechten beveiligen. Als je wilt dat iemand dit niet mag doen kun je de rechten uitzetten door middel van de gebruikersrechten.
Document ophalen:
Om berichten handmatig op te halen klik je op "Haal documenten op";
Kies "Ja" als je het zeker weet en de berichten zullen opgehaald worden. Dit kan even duren!