Nadat je de instellingen eenmalig goed hebt gezet (zie Je slimme formulieren instellingen inrichten ) kunje aan de slag gaan met je formulieren op te maken.
Via de knop "Formulieren" links in je scherm kun je je formulier(en) opmaken. Als je bekend bent met MSForms dan zul je merken dat dit via het zelfde principe gaat.
Een uitlegvideo
Bekijk de video onderde afbeelding voor een voorbeeld waarin er 3 vragen opgemaakt worden:
Een formulier toevoegen
Knik op de groene plus 
rechts bovenaan je scherm om een nieuw formulier toe te voegen.
Je krijgt nu een scherm te zien waarin je de naam van je formulier invult en ook het type formulier:
Je hebt de keuze uit drie types formulieren:
Nazorgscan
Inventarisatie formulier
Advies formulier
De formuliernaam:
Het eerste blok is de formuliernaam. Hier vul je de naam van het formulier in. Deze naam komt ook in Assu® tevoorschijn tijdens de mailing wizard op het moment dat je de mailing gaat versturen. Door op het potlood te klikken kun je de naam en formuliertype aanpassen. De plus geeft je bij nieuwe formulieren de mogelijkheid een formuliernaam toe te voegen.
De groepnaam:
Het tweede blok is de groepnaam. Hier vul je de naam van het formulier in. Door op het potlood te klikken kun je de naam en omschrijving aanpassen. De plus geeft je bij nieuwe formulieren de mogelijkheid een groepnaam toe te voegen.
Met de groepnaam kun je vragen groeperen. Bijvoorbeeld vragen die over je gezin gaan, vragen die over de inboedel gaan etc. In het geval van een nazorgscan is dit meestal niet van toepassing.
De formulieritems:
De vragen die je aan je klant wilt gaan stellen bouw je op door middel van "formulier items". Deze kun je toevoegen door op de onderste plus te klikken bovenaan je scherm:
Helemaal onderaan je scherm vind je ook een "Toevoegen" knop om een nieuw item toe te voegen:
Er opent dan een nieuw venster waarin je de keuze hebt uit een aantal vraagstellingen.
De types vragen:
Je hebt de keuze uit de volgende types vragen:
Vraagtype | Wat doet het? | Start Workflow of maak taak aan in Assu® | Opmerkingen |
text box | Geeft een korte regel waar iets ingevuld kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
text area | Geeft je een groot veld waarin je relatie een tekst kwijt kan onder jouw vraagstelling. | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
date | Geeft een veld met een kalender waar een datum geselecteerd kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
date time | Geeft een veld met een kalender waar een datum geselecteerd kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
dropdown | Geeft een aantal mogelijkheden die je zelf in kunt stellen via de knop "edit options" bij een vraag | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
checkbox | Geeft een schuifje dat je kunt aan zetten | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
ja nee | Geeft de mogelijkheid tot het kiezen van "ja" of "nee" als antwoord. Je kunt hierbij ook aangeven naar welke vraag er verder moet worden gegaan bij het aanklikken van de "nee" | nooit, bij ja, bij nee | |
rating | Geeft 5 sterren die aangevinkt kunnen worden als beoordeling van bijvoorbeeld dienstverlening | nooit, indien gevuld of indien leeg | |
*prefill | Geeft jouw klant de mogelijkheid een aantal gegevens te controleren op actualiteit. De gegevens worden opgehaald van de klantenkaart in Assu® | nooit, indien gevuld of indien leeg | alleen mogelijk bij inventarisatieformulieren |
*Prefill vragen:
Als je gebruik maakt van inventarisatieformulieren waarbij je jouw klant vraagt om gegevens te controleren heb je de mogelijkheid een aantal waardes te laten controleren. Het gaat hierbij om:
E-mailadressen
Telefoonnummers
Kerncijfers
SBI code hoofdactiviteit
SBI code nevenactiviteit
Adressen
De mogelijkheden in je vragenoverzicht:
Als je een lijst met vragen hebt kun je per vraag met de onderstaande knoppen je vragen bewerken:
Knop: | Werking knop: |
|---|---|
| Item 1 plek naar boven zetten. |
| Item 1 plek naar beneden zetten. |
| Door op het potloodje te klikken kun je een vraag bewerken. |
| Door op de prullenbak te klikken kun je een vraag verwijderen. |
Actie
Bij iedere vraagstelling kun je aangeven of er een workflow of een taak in Assu® gestart moet worden.
Een voorbeeldje:
Bij een ja/nee vraag geef je aan dat er een actie komt op het moment dat de vraag met "ja" beantwoordt wordt. Na het opsturen van het formulier krijgt Assu® automatisch een signaal door dat er een taak of workfow gestart moet worden.
Deze taak of workflow dient uiteraard wel eerst ingsteld te zijn in Assu®! Lees hier hoe je dit doet. Er wordt geen taak of workflow per vraag gestart, maar per ontvangen formulier. Dus als 1 van de vragen een actie veroorzaakt dan start er een taak of workfow in Assu®. Er komt dus maar maximaal 1 taak of workflow per ontvangen formulier in Assu®
Je kunt ook aangeven of een vraag verplicht is om in te vullen door het schuifje "Verplicht" aan te zetten.
Een voorbeeld van hoe een formulier eruit ziet als je het in gaat vullen:
