Voordat je met de slimme formulieren tool in Assu® aan de slag kunt gaan dien op de website van de slimme formulieren eerst nog je formulieren op te maken en je instellingen goed te zetten. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe je het beste te werk kunt gaan.
| Note |
|---|
Let op: Om een goede werking van de slimme formulieren tool te garanderen raden we je aan om de schermgrootte van je monitor op 100% te zetten. Bij een hogere schermresolutie (bijv. 2560x1440) kan het zijn dat het doorscrollen van de vragen niet lekker gaat. |
De site waar je de slimme formulieren kunt vinden is: https://smartforms.aiautomatisering.nl
Je logt hier op dezelfde manier in zoals je gewend bent te doen in Assu®.
Werk je met meerdere kantoren? Selecteer dan eerst in welk kantoor je in wilt loggen.
Je kunt later alsnog van kantoor veranderen door op de kantoor knop bovenaan je scherm te klikken:
...
Je komt nu in de slimme formulieren tool terecht waar je zelf formulieren aan kunt maken, bekijken wie er wat wanneer gevuld heeft en waar je je instellingen in kunt richten.
Stap 1: De instellingen inrichten
Via de knop "Instellingen" kun je de knoppen van je formulieren helemaal naar wens inrichten om voor jouw klant een pagina te genereren die helemaal matcht met jouw huisstijl.
Je kunt hier de "Ja" knop, de "Nee" knop en de "Volgende" knop een eigen kleur geven. Ook kun je een eigen achtergrond afbeelding uploaden:
...
In onderstaand voorbeeld geven we de "Volgende" en "Vorige" knoppen een donker grijze randkleur, een doozichtige achtergrond en een zwart pijltje (het resultaat zie je terug onderaan deze pagina).
...
...
Klik op "Selecteer bestand" en je kunt een foto uploaden:
...
Ben je klaar met je basisinstellingen? Sla dan op door op de “Opslaan” knop te klikken.
Stap 2: Je formulier(en) opmaken
Via de knop "Formulieren" kun je je formulier(en) opmaken. Als je bekend bent met MSForms dan zul je merken dat dit via het zelfde principe gaat.
Een uitlegvideo
Bekijk de video onderde afbeelding voor een voorbeeld waarin er 3 vragen opgemaakt worden:
...
Een formulier toevoegen
Knik op de groene plus 
rechts bovenaan je scherm om een nieuw formulier toe te voegen.
Je krijgt nu een scherm te zien waarin je de naam van je formulier invult en ook het type formulier:
Je hebt de keuze uit drie types formulieren:
Nazorgscan
Inventarisatie formulier
Advies formulier
De formuliernaam:
Het eerste blok is de formuliernaam. Hier vul je de naam van het formulier in. Deze naam komt ook in Assu® tevoorschijn tijdens de mailing wizard op het moment dat je de mailing gaat versturen. Door op het potlood te klikken kun je de naam en formuliertype aanpassen. De plus geeft je bij nieuwe formulieren de mogelijkheid een formuliernaam toe te voegen.
...
De groepnaam:
Het tweede blok is de groepnaam. Hier vul je de naam van het formulier in. Door op het potlood te klikken kun je de naam en omschrijving aanpassen. De plus geeft je bij nieuwe formulieren de mogelijkheid een groepnaam toe te voegen.
Met de groepnaam kun je vragen groeperen. Bijvoorbeeld vragen die over je gezin gaan, vragen die over de inboedel gaan etc. In het geval van een nazorgscan is dit meestal niet van toepassing.
...
De formulieritems:
De vragen die je aan je klant wilt gaan stellen bouw je op door middel van "formulier items". Deze kun je toevoegen door op de onderste plus te klikken bovenaan je scherm:
...
Helemaal onderaan je scherm vind je ook een "Toevoegen" knop om een nieuw item toe te voegen:
...
Er opent dan een nieuw venster waarin je de keuze hebt uit een aantal vraagstellingen.
De types vragen:
Je hebt de keuze uit de volgende types vragen:
Vraagtype | Wat doet het? | Start Workflow of maak taak aan in Assu® |
text box | Geeft een korte regel waar iets ingevuld kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg |
text area | Geeft je een groot veld waarin je relatie een tekst kwijt kan onder jouw vraagstelling. | nooit, indien gevuld of indien leeg |
date | Geeft een veld met een kalender waar een datum geselecteerd kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg |
date time | Geeft een veld met een kalender waar een datum geselecteerd kan worden | nooit, indien gevuld of indien leeg |
dropdown | Geeft een aantal mogelijkheden die je zelf in kunt stellen via de knop "edit options" bij een vraag | nooit, indien gevuld of indien leeg |
checkbox | Geeft een schuifje dat je kunt aan zetten | nooit, indien gevuld of indien leeg |
ja nee | Geeft de mogelijkheid tot het kiezen van "ja" of "nee" als antwoord. Je kunt hierbij ook aangeven naar welke vraag er verder moet worden gegaan bij het aanklikken van de "nee" | nooit, bij ja, bij nee |
rating | Geeft 5 sterren die aangevinkt kunnen worden als beoordeling van bijvoorbeeld dienstverlening | nooit, indien gevuld of indien leeg |
De mogelijkheden in je vragenoverzicht:
Als je een lijst met vragen hebt kun je per vraag met de onderstaande knoppen je vragen bewerken:
...
Knop:
...
Werking knop:
...
verplaatsen
...
Item 1 plek naar boven zetten.
...
verplaatsen
...
Item 1 plek naar beneden zetten.
...
bewerken
...
Door op het potloodje te klikken kun je een vraag bewerken.
...
verwijderen
...
Door op de prullenbak te klikken kun je een vraag verwijderen.
...
Actie
Bij iedere vraagstelling kun je aangeven of er een workflow of een taak in Assu® gestart moet worden.
Een voorbeeldje:
Bij een ja/nee vraag geef je aan dat er een actie komt op het moment dat de vraag met "ja" beantwoordt wordt. Na het opsturen van het formulier krijgt Assu® automatisch een signaal door dat er een taak of workfow gestart moet worden.
Deze taak of workflow dient uiteraard wel eerst ingsteld te zijn in Assu®! Lees hier hoe je dit doet. Er wordt geen taak of workflow per vraag gestart, maar per ontvangen formulier. Dus als 1 van de vragen een actie veroorzaakt dan start er een taak of workfow in Assu®. Er komt dus maar maximaal 1 taak of workflow per ontvangen formulier in Assu®
Je kunt ook aangeven of een vraag verplicht is om in te vullen door het schuifje "Verplicht" aan te zetten.
...
Een voorbeeld van hoe een formulier eruit ziet als je het in gaat vullen:
...
De functionaliteiten in je hoofdscherm
Het hoofdscherm van de formulieren kent een aantal knoppen waarmee je de formulieren kunt opmaken en bewerken:
...
Knop:
...
Werking van de knop:
...
Voorbeeld
...
Door op het oogje te klikken krijg je een voorbeeld van je formulier te zien zoals jouw klant het straks ook te zien krijgt om in te vullen.
...
Kopiëren
...
Door op het papiertje te klikken kun je een bestaand formulier kopiëren.
...
Bewerken
...
Door op het potloodje te klikken kun je een bestaand formulier bewerken.
...
Verwijderen
...
Door op de prullenbak te klikken kun je een bestaand formulier verwijderen.
...
Exporteren
...
Door op de knop met het pijltje omhoog te klikken kun je een formulier downloaden / exporteren.
...
Toevoegen
...
Door rechts bovenaan je scherm op de groene plus te klikken voeg je een nieuw formulier toe.
Een voorbeeld van je formulier bekijken:
Heb je een formulier aangemaakt en wil je zien hoe het formulier eruit komt te zien? Klik dan op het oogje achter de naam van je formulier. Je komt nu in je formulier terecht waar je er vervolgens doorheen kunt klikken. Op deze manier kun jij zien wat jouw klant straks ook te zien krijgt en eventuele fouten eruit halen.
Een formulier kopiëren:
Heb je een formulier aangemaakt en wil je dit formulier als basis gebruiken voor een nieuw op te maken formulier? Klik dan op het papiertje achter de naam van je formulier.
Je dient nu een naam op te geven voor je nieuwe formulier en je komt vervolgens in je nieuwe formulier terecht waar je de opmaak kunt gaan regelen.
Een formulier bewerken:
Heb je een formulier aangemaakt en wil je dit formulier gaan bewerken? Klik dan op het potloodje achter de naam van je formulier.
Een formulier verwijderen:
Heb je een formulier aangemaakt en wil je dit formulier gaan verwijderen? Klik dan op de prullenbak achter de naam van je formulier.
Een formulier exporteren (downloaden):
Heb je een formulier aangemaakt en wil je dit formulier gaan bewerken? Klik dan op het potloodje achter de naam van je formulier. Je krijgt rechts bovenaan je scherm een berichtje dat je bestand klaar staat om te downloaden. Dit zal standaard in je downloads map staan tenzij anders ingesteld natuurlijk.
Er wordt een .json bestand voor je klaargezet:
...
Zoeken in je hoofdscherm:
Als je veel formulieren in je overzicht hebt staan kun je door middel van de zoekfunctie rechts bovenaan je scherm eenvoudig zoeken:
...
Formulieren importeren:
Rechts bovenaan je scherm kun je door middel van de knop 
1 of meerdere formulieren importeren. Je gaat hiervoor als volgt te werk:
Stap 1: Klik op de groene “import” knop rechts bovenaan je schem.
Stap 2: Klik op de knop “Bestand selecteren” in de melding die volgt.
Stap 3: Blader door naar de lokatie waar je bestand staat / bestanden staan:
...
Stap 4: Selecteer het juiste bestand en klik op “Openen”.
Stap 5: Onderstaand scherm wordt nu getoond. Klik op “Bestand selecteren”:
...
Stap 6: Sel
Stap 7: Sel
verder uit te werken
| Child pages (Children Display) | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|