Verstuur een e-mail (WF Assu®)

Als je een Workflow activiteit aan wilt maken waarin er een e-mail verzonden moet worden ga je als volgt te werk:

Let op: relaties die in deze Workflow komen moeten wel een geldig e-mail adres ingevuld hebben staan op de relatiekaart, anders kan er niks verzonden worden.

Stap 1: Maak een nieuwe Workflow definitie aan en sleep "Voer een actie uit" naar rechts zodat je onderstaand scherm te zien krijgt:

Stap 2: Vul een eigen titel in voor deze activiteit en indien gewenst een statusmelding.

Stap 3: Klik op "Soort actie" en kies "Verstuur een e-mail"

Stap 4: Bij "Sjabloon" selecteer je het juiste e-mail sjabloon. Sjablonen in Assu®

Onder de eerste knop achter "Sjabloon" kun je het gekozen sjabloon bekijken en onder de tweede knop kun je het sjabloon eventueel aanpassen.

Stap 5: Als je aangeeft dat je de e-mail automatisch wilt laten versturen dan heb je niet langer de mogelijkheid om bij "uit te voeren door" aan te geven wie de actie dient uit te voeren.

Stap 6: Wil je de e-mail ook naar de partner versturen? Zet dan een vinkje bij "ook naar partner".

Stap 7: Bij "Beschrijving" kies je de juiste beschrijving uit van de e-mail.

Stap 8: Bij "E-mailtype" kun je het soort e-mailadres opgeven. Bijvoorbeeld: privé, werk, factuur.... Deze e-mail types zijn in te richten via: Stamtabellen CRM (Assu®)

Een scenario waarbij je deze optie kunt gebruiken is bijvoorbeeld dat je op de maatschappijkaart een apart e-mailadres aanlegt van de schade afdeling met als e-mailtype "schade". Deze afwijkende e-mailtypes kun je aanleggen via je stamtabellen (stamtabellen-CRM-e-mailtypes). Je kunt dan in je schade workflow aangeven dat een e-mail naar het e-mailadres van het type "schade" verzonden moet worden bij die maatschappij (in plaats van naar het standaard primaire e-mailadres van die maatschappij).

Stap 3 t/m 7 kun je in onderstaand voorbeeld terugzien:

Als je een mail verstuurt via een Workflow kun je GEEN gebruik maken van de optie "e-mail uitstellen" in je e-mail programma omdat een Workflow een vast proces is met een eigen tijdsinstelling!!