Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 06012026)
Verstuur een e-mail (WF Assu®)
Als je een Workflow activiteit aan wilt maken waarin er een e-mail verzonden moet worden ga je als volgt te werk:
Let op: relaties die in deze Workflow komen moeten wel een geldig e-mail adres ingevuld hebben staan op de relatiekaart, anders kan er niks verzonden worden.
Een algemeen voorbeeld waarbij er een e-mail verzonden wordt
Stap 1: Maak een nieuwe Workflow definitie aan en sleep "Voer een actie uit" naar rechts zodat je onderstaand scherm te zien krijgt:
Stap 2: Vul een eigen titel in voor deze activiteit en indien gewenst een statusmelding.
Stap 3: Klik op "Soort actie" en kies "Verstuur een e-mail"
Stap 4: Bij "Sjabloon" selecteer je het juiste e-mail sjabloon. https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2388394099
Onder de eerste knop achter "Sjabloon" kun je het gekozen sjabloon bekijken en onder de tweede knop kun je het sjabloon eventueel aanpassen.
Let op: als het een e-mail betreft die AUTOMATISCH verzonden wordt via de workflow dan gebruikt Assu® NIET je ingestelde e-mail handtekening. Voor dit soort sjablonen raden we je aan duidelijk in de titel te zetten dat het een workflow sjabloon betreft en zet je een algemene handtekening in het betreffende sjabloon!
Heb je een sjabloon dat je zowel via een workflow verstuurt als ook los via een mail: maak dan 2 sjablonen aan met een duidelijk verschil in de titel.
Stap 5: Als je aangeeft dat je de e-mail automatisch wilt laten versturen dan heb je niet langer de mogelijkheid om bij "uit te voeren door" aan te geven wie de actie dient uit te voeren.
Je kunt wel zelf een e-mailadres opgeven als je dat ingesteld hebt.
Stap 6: Wil je de e-mail ook naar de partner versturen? Zet dan een vinkje bij "ook naar partner".
Stap 7: Bij "Beschrijving" kies je de juiste beschrijving uit van de e-mail.
Stap 8: Bij "E-mailtype" kun je het soort e-mailadres opgeven. Bijvoorbeeld: privé, werk, factuur.... Deze e-mail types zijn in te richten via: https://aiautomatisering.atlassian.net/wiki/spaces/AssuIV/pages/2409726013
Een scenario waarbij je deze optie kunt gebruiken is bijvoorbeeld dat je op de maatschappijkaart een apart e-mailadres aanlegt van de schade afdeling met als e-mailtype "schade". Deze afwijkende e-mailtypes kun je aanleggen via je stamtabellen (stamtabellen-CRM-e-mailtypes). Je kunt dan in je schade workflow aangeven dat een e-mail naar het e-mailadres van het type "schade" verzonden moet worden bij die maatschappij (in plaats van naar het standaard primaire e-mailadres van die maatschappij).
Stap 3 t/m 7 kun je in onderstaand voorbeeld terugzien:
Als je een mail verstuurt via een Workflow kun je GEEN gebruik maken van de optie "e-mail uitstellen" in je e-mail programma omdat een Workflow een vast proces is met een eigen tijdsinstelling!!
*Een e-mail laten versturen vanaf een zelf opgegeven e-mailadres in een workflow
Een workflow wordt standaard vanuit je eigen e-mailadres verzonden. Wil je de workflow vanuit een afwijkend e-mailadres een e-mail laten verzenden? Dan kan dat op onderstaande manier.
Let op: Je moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen:
Het e-mailadres moet toegevoegd zijn bij de Mailing/workflow e-mailadressen voor alle portefeuilles waarin workflows worden gebruikt.
Als je gebruik maakt van de Assu®Mailbox en je wilt dat de mail vanuit de workflow handmatig naar een afwijkend mailadres verstuurd wordt, dan moet dat e-mailadres niet alleen bekend zijn in de Assu®Mailbox, maar ook gedeeld zijn met alle gebruikers die vanuit de workflow die mail handmatig zullen gaan versturen.
Als je geen gebruik maakt van de Assu®Mailbox en je wilt dat de mail vanuit workflow handmatig naar een afwijkend mailadres verstuurd wordt, dan moet dat e-mailadres bij alle gebruikers in de gebruikersinstellingen bij de uitgaande e-mailadressen ingevuld zijn.
Volg dan onderstaande stappen.
Stap 1: Volg bovenstaande stappen 1 tot en met 6 om je workflow op te maken.
Stap 2: Zet bij “E-mail afzender” je afwijkende e-mailadres neer:
Stap 3: Voer stap 7 en 8 uit van bovenstaand voorbeeld.
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2635 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk