Een digitaal te ondertekenen document naar de relatie versturen vanuit Assu®

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe het versturen van een digitaal te tekenen document in zijn werk gaat.

Als de rapportage (Rapportages voor het versturen van digitaal te tekenen documenten in Assu®) en sjabloon (Een eigen sjabloon gebruiken voor digital signing in Assu®)ingericht zijn kun je het digitaal te ondertekenen document naar de relatie gaan versturen.

Let op: dit geldt alleen voor PDF documenten!!

Wil je een eigen e-mailsjabloon gebruiken voor het verzenden? Lees dan eerst via deze link (Een eigen sjabloon gebruiken voor digital signing in Assu®) hoe dit werkt voordat je verder gaat met onderstaande stappen.

Na het lezen van bovenstaande link volgen onderstaande stappen:

Stap 1: Ga naar het docarchief van de relatie naar wie je een document wilt gaan versturen.

Stap 2: Selecteer het document wat je wilt gaan verzenden en klik op het icoontje voor digitaal ondertekenen:

Stap 3: Er opent nu een wizard die je door dient te lopen. Klik op "Volgende>" in het eerste scherm:

Stap 4: Je krijgt nu een overzicht van de sjablonen die j kunt gaan gebruiken (zie dit hoofdstuk Een eigen sjabloon gebruiken voor digital signing in Assu® voor het aanleggen van sjablonen):

Selecteer hier het juiste sjabloon en klik op "Volgende"

Stap 5: Vul een omschrijving in (standaard staat hier de naam van het gekozen sjabloon) en ook een expiratiedatum:. Handig is om hier de naam van het document neer te zetten zodat je later kunt zien wat er nog te ontvangen staat (bijvoorbeeld "ondertekening hypotheekofferte")

Stap 6: In het volgende scherm vul je in wie de adviseur is en om welke relatie(s) dat het gaat. (Heb je een sjabloon waar geen adviseur voor hoeft te tekenen dan laat je dit veld leeg.)

Maak je gebruik van een eigen brief-/e-mail sjabloon? Dan krijg je een extra scherm waarin je dit sjabloon kunt selecteren. Selecteer het juiste briefsjabloon ( in ons voorbeeld "offerte ondertekenen en retourneren" )en klik daarna op "Volgende>":

Stap 7: Wacht tot de mail verzonden is en klik vervolgens op "Voltooien" om de wizard af te sluiten:

Als het document verzonden is zie je rechts onderin het scherm het volgende:

Door op deze meldingen te klikken kom je bij de bijbehorende taak uit die automatisch aangemaakt wordt.

Je kunt deze taak op dit moment dan ook naar wens aanpassen:

Deze taak is na opslaan terug te vinden in het takenoverzicht van de relatiekaart of het totale takenoverzicht in de cockpit.

Er wordt zowel een taak aangemaakt voor de adviseur (als er een sjabloon wordt gebruikt waarbij de adviseur moet tekenen) als voor de betreffende gebruiker die bovenstaande acties uitgevoerd heeft.

Als de adviseur ook voor het document moet tekenen staat er voor hem of haar een taak klaar met daarin een link naar de pagina waarop het document getekend kan te worden:

Plak deze link in de browser en het document ter ondertekening zal getoond worden op je scherm. Dit gaat buiten Assu® om, maar voor de duidelijkheid hebben we hier onder wat screenshots ter illustratie toegevoegd.

Klik op "Start" onderaan de pagina en daarna "Onderteken document" en je komt op een pagina van CM waar je zelf een handtekening kunt plaatsen of een handtekening die je al opgeslagen hebt kunt ophalen:

Klik hierna op "Sign" en de procedure is voltooid.

En dat was het dan voor de adviseur :)

Je relatie krijgt op een zelfde manier een mail en volgt dezelfde stappen als hierboven:

Als de relatie getekend heeft zal de adviseur in Outlook tenslotte weer een mail binnen krijgen met als bijlage het door beide partijen getekende document (de relatie krijgt hier ook een exemplaar van voor eigen administratie):

De bijlage (PDF) kan in het documentenarchief van de relatie gesleept worden en het proces is compleet:

Voor deze dienst heb je een prepaid tegoed nodig bij A.i. Automatisering: Digital Signing in Assu® (prepaid dienst)