Ontdek alles wat je wilt weten over Assu® in deze handleiding (versie 03102024)
Een document toevoegen aan het documentenarchief in Assu®
- Natascha Hartendorf
Onder de documententegel kun je alle documenten administreren die bij een klant horen (mails, documenten, brieven, foto's).
Door op de groen gemarkeerde knop recht bovenin de tegel te klikken maximaliseer je de documenten tegel.
Mogelijkheden met betrekking tot het documentenarchief:
Een document toevoegen:
Wanneer je op het groene plusje drukt krijg je een venster te zien met daarop de volgende velden:
Nieuw bestand: | Door op selecteren te klikken kun je het toe te voegen bestand zoeken en selecteren. De volledige bestandsnaam zal vervolgens in dit veld getoond worden. |
| Naast het tekstvak staan twee knoppen. Wanneer de eerste knop ingedrukt is (database icoontje grijs) zal het originele bestand worden verwijderd nadat het in Assu® is gezet. |
| Wanneer deze knop niet is ingedrukt (database icoontje grijs) zal het originele bestand blijven bestaan nadat het in Assu® is gezet. Wanneer je op de rode knop klikt zal het veld worden leeggemaakt. |
Naam: | Hier kun je een naam opgeven voor het document. |
Herkomst: | Hier heb je een aantal mogelijkheden om de herkomst van het bestand aan te geven. |
Beschrijving: | Geef in dit veld een beschrijving (zie hoofdstuk 'documentbeschrijvingen instellen'). Als je onderhoudsrechten hebt mag je zelf een beschrijving intypen in dit veld. (zie hoofdstuk gebruikersrollen) |
Wijzigingsdatum: | In dit veld wordt de datum van het document ingevuld door Assu® en is desgewenst te wijzigen. |
Wijzigingstijd: | In dit veld wordt de huidige tijd ingevuld door Assu® en is desgewenst te wijzigen. |
Toon in app/port. | Wanneer je gebruik maakt van Appviseurs en je wilt dat jouw relatie dit document kan bekijken vink je deze checkbox aan. |
Notificatie sturen: | Als je hier een vinkje zet en je maakt gebruik van appviseurs dan krijgt jouw klant een berichtje als je het document opslaat. |
Akkoord....: | Als hier een vinkje zet en je maakt gebruik van appviseurs dan dient jouw klant akkoord te geven in zijn of haar app voor het document. |
Na het invullen van de veldenklik je op "Opslaan" om het bestand op te slaan in de documenten-tegel.
Als je gebruik maakt van de Werklijst krijg je onderstaand venster te zien. Als hier een vinkje neerzet dan wordt het binnengehaalde document ook op de werklijst getoond.
Een bestand slepen naar de documententegel:
Een alternatieve, en makkelijkere, manier om een bestand toe te voegen is door het bestand in de documenten-tegel te slepen.
Dit houdt in dat je met de linkermuisknop éénmaal op het bestand klikt en ingedrukt houdt.
Met de linkermuisknop ingedrukt houdend sleep je vervolgens het bestand naar de documenten-tegel. Wanneer de cursor boven de documenten-tegel is, verandert deze zoals op de afbeeldingen hieronder vergroot is uitgebeeld.
Zodra dit gebeurt kun je de linkermuisknop loslaten.
Op de afbeeldingen hieronder is de cursor uitvergroot weergegeven.
Op deze manier kun je ook e-mails rechtstreeks uit Outlook® slepen. Het hebben van 2 of meer monitoren is hierbij een groot voordeel omdat je dan Assu® en Outlook® naast elkaar kunt zetten.
Het is mogelijk een document naar het docarchief te slepen zonder dat de documentbeschrijving ingevuld hoeft te worden.
Volg hiervoor onderstaande stappen:
Sleep het document naar het docarchief en laat het los OP de regel met de naam die het moet gaan krijgen.
In onderstaand voorbeeld: een document moet de naam 'factuur' gaan krijgen en er bestaat al een document met de beschrijving 'factuur' in de map.
Op het moment dat je het bestand los laat OP de regel opent het schermpje 'Documentgegevens' en staat er 'factuur' bij de beschrijving.
Klik op 'Opslaan' als het schermpje gevuld is en je ziet het nieuwe document met de beschrijving 'Factuur' in het docarchief staan.
Zo ziet het er uit in actie:
Door middel van een klein plaatje voor de naam van het document kun je zien om wat voor een soort document dat het gaat (Word, Excel, MP4...)
Meerdere bestanden tegelijk slepen naar de documententegel:
Als je meerdere documenten tegelijk insleept in het docarchief dan krijgt je onderstaand scherm te zien:
Stap 1: sleep de documenten naar het docarchief
Stap 2: Er opent nu een nieuw scherm waarin je een beschrijving en herkomst aan de documenten kunt geven. Doet je dit in de bovenste regel dan wordt hetgene wat j in hebt gevuld automatisch gekoppeld naar alle documenten. Wil je dit niet dan kun je ze ook los van elkaar een benaming geven door een benaming te selecteren in het dropdown menu. De benamingen komen uit de stamtabel "documentbeschrijvingen" die je zelf in kunt richten.
De laatste 4 kolommen zijn voor de werklijst en de Appviseurs module.
Stap 3: Klik op "Opslaan" en de documenten worden opgeslagen in het docarchief.
1: Als je meerdere documenten op bovenstaande wijze tegelijk sleept dan kun je in Assu® geen andere schermen openzetten. Pas als het drag and drop proces klaar is in Assu® kan dit weer!
2: Wanneer het inslepen helemaal NIET werkt dan kan dat liggen aan het feit dat u Assu® onder Windows uitvoert als Adminstrator. Neem in dat geval contact op met uw systeembeheerder. Zeg tegen de systeembeheerder dat dit vinkje "uit" moet staan.
In het docarchief kun je voor verzonden en ontvangen e-mails ok zien wie de afzender/ontvanger was en of er al dan niet een bijlage bij zit:
Verplichte velden instellen in je upload scherm voor documenten:
Wil je weten hoe je verplichte velden kunt instellen in je uploadscherm voor documenten? Lees hier verder:
Deze handleiding is geldig voor Assu® versie 1.2631 en ouder. Werk je met een oudere versie? Dan kan het zijn dat er afwijkende screenshots in staan.
We hopen dat de informatie in deze handleiding duidelijk voor je is. Zo niet aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via A.i. Servicedesk