In de documentenmanager kun je ook scannen. Hoe dit werkt leggen we je in dit hoofdstuk uit.

Als je documenten wilt scannen op 1 algemene plek vanwaar je later de documenten uit kunt splitsen volg dan onderstaande stappen. 

Voor scannen op de productkaarten zelf verwijzen we je naar Scannen in Assu®

Lees onderstaande informatie voor hetVoor ergens anders scannen en je scans ophalen en verdelen via de documentenmanager.

Algemene informatie over het scannen

Stap 1: ga via het witte boekje naar "Documenten" om de documentenmanager te openen.

Open

Stap 2: Selecteer in de documentenmanager de relatie of het product waaraan je de scan(s) toe wilt gaan kennen.

Open

Stap 3: Klik op "Scan" of "Scannen met tussenblad" (deze optie gebruik je alleen als je een tussenblad tussen je scans hebt liggen

Stap 4: Je komt nu in het scherm terecht waar je kunt gaan scannen. Selecteer hier indien nodig de scanner.

Stap 5: Klik op "Scannen" en geef in de software van de scanner aan hoe je het document wilt gaan scannen.

Stap 6: In het volgende scherm van je scanner software kun je nog een en ander aanpassen. Klik op "Voltooid" als het document naar wens is.

Stap 7: Het scherm "Document gegevens" wordt nu getoond. Vul hierin de naam, beschrijving en herkomst in. Als je gebruik maakt van Appviseurs en/of Werklijst dan kun je hier tevens een aantal vakjes aanvinken die de benodigde acties bewerkstelligen.

Stap 8: Het document is nu gekoppeld aan het docarchief van de eerder aangegeven relatie of product. Je ziet het staan in onderstaand scherm:

Stap 9: Sluit dit scherm door op het kruisje rechts bovenaan te klikken.

Het document in het docarchief:

Scannen met tussenblad (en splitsen)

Als je in de documentenmanager wilt scannen met een tussenblad (ook wel schutblad genoemd) moet dit tussenblad een EAN code bevatten waardoor Assu® het blad kan herkennen als tussenblad.

Ga als volgt te werk:

Stap 1: Het tussenblad moet een EAN code met 0123456789128 bevatten (waarbij de 8 een controle getal is). Via deze link kun je zo'n barcode ophalen.

Stap 2: Klik op de website die opent op de rode knop "Download":

Stap 3: Links onderin het scherm zie je dat de pc aan het downloaden is:

Stap 4: Er wordt een bestandje genaamd "barcode.gif" bij je downloads geplaatst.

Stap 5: Ga in de windows verkenner naar de map "Downloads" en je ziet daar het bestandje met de barcode staan. Kopieer deze naar een goede lokatie waar jij en jouw collega's hem altijd weer makkelijk terug kunnen vinden indien nodig.

Stap 6: Deze barcode print je uit op een A4tje (je kunt dit bijvoorbeeld in Word doen) zo veel als je tussenbladen nodig hebt (maak het plaatje zo groot mogelijk zodat de scanner hem kan herkennen. Pakt de scanner hem niet horizontaal, dan kun je de code er ook nog verticaal onderzetten):

Stap 7: Je kunt nu aan de slag gaan met het scannen met tussenbladen omdat Assu® de bladen nu kan herkennen door de streepjescode die erop staat.

De scan met tussenblad splitsen

Wil je het gescande PDF document met tussenblad(en) splitsen? Volg dan de onderstaande stappen:

Stap 1: selecteer de PDf die je wilt splitsen

Stap 2: Klik op de knop "PDF met tussenblad splitsen"

Stap 3: Het PDF bestand wordt nu gesplitst en je ziet links bij de namen de gekozen naam met -1, -2 -3 erachter (afhankelijk van hoeveel delen het betreft).

Scans ophalen in de documentmanager

Je kunt scannen in de documentenmanager, maar je kunt ook op een andere plek je scans opslaan en deze dan ophalen in de documentenmanager.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

Stap 1: Bepaal bij de algemene instellingen onder het witte boekje wat je centrale map is.

Stap 2: Scan je documenten in op deze lokatie. (met eigen scansoftware)

Stap 3: Open de documentenmanager en klik op "toon eigen map". Je ziet nu je scans staan en je kunt ze gaan verdelen: