Dit hoofdstuk gaat over de takentegel. Deze tegel is op iedere relatie- of productkaart aan te zetten via "weergave" bovenaan het scherm.
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Algemene informatie
Deze tegel geeft de taken weer die aan de betreffende relatie, polis, schade, hypotheek etc. gekoppeld zijn ongeacht welke gebruiker de uitvoerder is. Met de knoppen aan de linkerkant kun je taken toevoegen, wijzigen, verwijderen, exporteren naar Excel, collectief aanpassen of de afgewerkte taken tonen.
...
In het onderste gedeelte van het scherm zie je een drietal tabbladen behorende bij de taak:
Tabblad Taak:
Tabblad 'Taak': hier kun je een onderwerp en status aan de taak toekennen. Wil je meer onderwerpen om uit te kiezen dan kun je deze via 'Onderhoud stamtabellen' - 'Algemeen stamtabellen' - 'Taak onderwerpen' toevoegen.
...
Klik dan op "tekst toevoegen", voeg de tekst toe en sla de taak op:
...
Tabblad Checklist:
Tabblad 'Checklist': hier kun je een checklist toevoegen of verwijderen. Je hebt de keuze uit een aantal checklist onderdelen.
...
Vink de checklist delen aan die je toe wilt voegen aan de taak en click dan op 'Opslaan'.
Tabblad Bijlagen:
Tabblad 'Bijlagen': hier kun je via de verkenner bijlages selecteren die je met de taak mee wilt sturen. Je kunt hier ook bijlages verwijderen.
...
In het scherm dat opkomt als je een bijlage toevoegt (Document gegevens) kun je aangeven of dat je het document in de Werklijst en/of Appviseurs/Portaal wilt tonen (als je deze modules in je pakket hebt zitten).
...
Een herinering instellen op een taak:
Als je op de taak bij "herinnering" een tijd zet waarop je een herinnering wilt tonen dan zal er bij het bereiken van die tijd rechts onderin het scherm een melding getoond worden:
...
Overige functionaliteiten in de takentegel:
Naast een taak toevoegen kun je ook de volgende functionaliteiten gebruiken:
...
Blauw pijltje door op deze knop te klikken kun je de taken collectief aanpassen: selecteer de taken die je wilt gaan aanpassen en je kunt dan de begin- en einddata aanpassen
(let op, je moet beheerdersrechten hebben als je andermans taken aan wilt passen!)
Vak met rood vinkje: door middel van deze knop kun je een overzicht van verwijderde taken krijgen
...
In het scherm wat je daarna krijgt zie je een overzicht met alle verwijderde taken. Door middel van een taak te selecteren en op het potloodje te klikken kun je eventueel tekst toevoegen aan een taak. Door middel van de onderste knop kun je een taak activeren. De taak verwijnt dan uit dit overzicht en is weer terug te vinden in de takentegel van de relatie- of productkaart waar hij oorspronkelijk vandaan kwam.
Taken overhevelen naar een andere gebruiker als er een medewerker uit dienst gaat:
Als er een medewerker uit dienst gaat en zijn of haar taken dienen overgezet te worden naar een ander ga dan als volgt te werk:
...
Wanneer je een taak af wilt werken waar checklijstdelen op staan kun je als volgt de bijbehorende checklijst items op afgewerkt zetten:
...
Takenoverzicht printen
Wil je 1 of meerdere taken uit het overzicht van de takentegel uitprinten dan doe je dit als volgt:
Stap 1: Open de takentegel op het prodult waar je een overzicht van wilt printen.
Stap 2: Klik vervolgens bovenin het lint van de produktkaart op het printertje met "Taken" er achter:
...
Stap 3: Je komt nu in een scherm waarin je de volgende mogelijkheden hebt:
Alle taken: | Bij deze optie kunt u alle taken in 1 overzicht uit laten printen. |
Geselecteerde taak: | Selecteer een taak in de takentegel en kies dan voor deze optie om 1 specifieke taak uit te rpinten. |
Alle taken tussen onderstaande datums: | Geef 2 data op waarbinnen u alle taken uit wilt laten printen. |
Gebruikersgroepen aan taken hangen
Het is mogelijk om een groep te hangen aan een bepaalde taak.
Doe dit als volgt;
Zorg er allereerst voor dat je gebuikersgroepen goed aangelegd zijn. Hoe je dit doet kun je in dit hoofdstuk lezen.
Stap 1: Open de takentegel van de juiste relatie- of productkaart en klik op het groen plusje om een nieuwe taak op te gaan maken.
Stap 2: Het takenscherm opent nu. Selecteer bij "uit te voeren door groep" de juiste grebruikersgroep:
...
Stap 3: Haal nu de bovenste "uit te voeren door" weg als het alleen om een groep gaat.
Stap 4: Als alle gegevens met betrekking tot de taak juist ingevuld zijn klik je onderaan het scherm op "Opslaan".
De taak zal nu in het takenoverzicht te zien zijn.
...
Stap 5: In de takentegel links onderin De cockpit van Assu® kun je ook zoeken op taken voor een bepaalde gebruikersgroep door bij "uitvoerder groep" de juiste groep te selecteren:
...
Bij iedereen die in de geselecteerde gebuikersgroep zit zal de taak hier te zien zijn.
Achter de regel "Uitvoerder" staat een trechtertje. Door hier op te klikken weet het systeem dat alle taken getoond moeten worden van de ingelogde gebruiker. Dit zijn alle taken inclusief de taken van de gebruikersgroepen waar de ingelogde gebruiker deel van uitmaakt.
Als er in een groep 2 mensen zitten en 1 persoon neemt de taak in behandeling door bovenaan de taak bij "uit te voeren door" zijn of haar naam te zetten, dan zal de 2e persoon die in de groep zit niet langer een herinnering krijgen als er een herinnering op de taak staat omdat persoon 1 hem al in behandeling heeft.